Sync Spanish manual with 6fc1c5d1
[claws.git] / manual / handling.xml
index e67113f..1db7107 100644 (file)
   <section id="handling_folders">
     <title>Mail folders</title>
     <para>
+       If you receive a lot of emails, you will probably soon find that your
+       Inbox folder is growing to the point where you have a hard time finding
+       an email again, even if you received it just a few days ago. This is why
+       Claws Mail, like most good mail clients, provides you with multiple
+       possibilities in organising your mails.
+    </para>
+    <para>
+       You can create as many folders and subfolders as you need. For example,
+       one folder for your family, one folder for friends, folders for
+       mailing-lists, archive folders for old mails that you still want to have
+       available, etc. To create a new folder, simply right-click on its parent
+       folder and choose <quote>New folder...</quote> from the drop-down menu.
+       If you want to create a folder <quote>Friends</quote> inside your Inbox
+       folder, for example, just right-click on the Inbox folder, choose
+       <quote>New folder...</quote>, and type in <quote>Friends</quote> in the
+       dialogue that appears. Click the OK button, and the new folder is
+       created.
     </para>
   </section>
 
-  <section id="handling_organise">
+  <section id="handling_organisation">
     <title>Folder organisation</title>
     <para>
+       Now that you have created folders, you can manipulate them and their
+       contents using menu items or drag 'n' drop. Moving one folder into
+       another, for example, can be done by right-clicking on the folder you
+       want to move, choosing the <quote>Move folder...</quote> menu item, and
+       selecting the destination folder. This will move the folder, with the
+       mail it contains, to a subfolder of the chosen folder. Alternatively,
+       you can drag a folder to another one by clicking on it, keeping the
+       mouse pressed, moving the mouse cursor over the destination folder and
+       releasing the button.
+    </para>
+    <para>
+       If you want to remove a folder and the mail it contains, simply
+       right-click on the folder and choose <quote>Delete folder...</quote>. As
+       this is potentially harmful, (the mails in the folder will be deleted
+       and not recoverable), you will be asked for confirmation.
+    </para>
+    <para>
+       In the same manner that you move a folder to another one, you can move
+       emails from one folder to another. The same method applies for this:
+       either drag 'n' drop emails to a folder, or choose
+       <quote>Move...</quote> after right-clicking on the mail. You can select
+       multiple emails by using the Control or Shift key while clicking on
+       them. You can also copy emails to another folder by pressing the Control
+       key when drag'n'dropping, or by choosing <quote>Copy...</quote> from the
+       email's contextual menu.
+    </para>
+  </section>
+
+  <section id="imap_subscriptions">
+    <title>IMAP subscriptions</title>
+    <para>
+       The IMAP protocol allows one to store a list of subscribed folders. Most
+       mail user agents hide the unsubscribed folders away from the GUI, and have
+       a little window allowing to subscribe to these unsubscribed folders. In
+       Claws Mail, subscriptions are respected by default, and only subscribed
+       folders will be displayed. If you want to see all your folders, you can just
+       uncheck <quote>Show subscribed folders only</quote> in the IMAP mailbox'
+       contextual menu or the account preferences. You'll be able to subscribe and 
+       unsubscribe folders from this contextual menu too. If the unsubscribed 
+       folders are hidden from the list, you will have two ways to subscribe to 
+       a folder: either show all folders, subscribe the ones you want, and hide 
+       unsubscribed folders again; or, if you know the folder's name, use 
+       <quote>Create new folder</quote> in its parent's contextual menu.
     </para>
   </section>
 
   <section id="handling_filters">
-    <title>Simple mail filters</title>
+    <title>Filtering</title>
     <para>
+       Once you have a nice folder hierarchy in place, you'll probably want
+       Claws Mail to sort your incoming emails automatically, in order to
+       avoid having to move messages manually each time they arrive. For this
+       you can use the Filtering feature.
+    </para>
+    <para>
+       You will find the filtering preferences via the
+       <quote>Configuration</quote> menu, <quote>Filtering</quote> item. From
+       this dialogue you will be able to define new rules, modify or delete
+       existing rules, re-order the rules, and enable/disable them. Filtering
+       rules are defined by five things: the enabled status, a name, an account
+       name, a condition, and an action. All disabled rules are simply ignored.
+       The <quote>Name</quote> entry is optional, it's there to help you
+       identify your rules. An account name can be chosen, which will restrict
+       the rule to mail retrieved from the named account only, skipping it for
+       mail retrieved from all other accounts. The default value is
+       <quote>All</quote>, which means that the rule is global and will
+       be applied  to all mail, regardless of the account from which it was
+       retrieved, (see paragraph below). The condition format is an expression
+       defining what Claws Mail should look for when filtering mail, for
+       example: <quote>to matchcase claws-mail-users</quote> is for messages
+       sent to any address containing <quote>claws-mail-users</quote>. You can
+       easily define conditions by clicking the <quote>Define...</quote> button
+       at the right of the field. The last part of a filtering rule is the
+       action, which instructs Claws Mail what to do with mail matching
+       the condition we just defined. For example, <quote>mark_as_read</quote>
+       marks the mail as read as soon as it arrives in your inbox, or
+       <quote>move #mh/Mailbox/inbox/Friends</quote> moves the mail to your
+       <quote>Friends</quote> subfolder. Here, too, a <quote>Define...</quote>
+       button is available to help you define the action to take.
+    </para>
+    <para>
+       Filtering rules can be assigned to a single, specific account. To do
+       this select an account from the <quote>Account</quote> combo below the 
+       <quote>Name</quote> entry. When you set a specific account the filtering
+       rule will only be applied to messages retrieved from the named account.
+       The default value is <quote>All</quote>, which means that the rule will
+       be applied globally, to messages retrieved from any account. When filtering
+       messages manually, if there are any per-account filtering rules defined,
+       you will be asked what you wish to do with those rules. Possible choices
+       are to skip the rules, or apply these rules regardless of the account to
+       which they belong, or use the rules for the currently selected account.
+       Caution: if you unset the <quote>Show this message next time</quote>
+       checkbox and click <quote>Filter</quote>, on subsequent manual filtering
+       this choice will be applied without any confirmation. Account specific
+       rules are only available for filtering, (at incorporation or manually),
+       the feature is not available for folder Processing or Pre/Post-Processing. 
+       </para>
+    <para>
+       Once you have defined the rule, you can add it to the list of rules with
+       the <quote>Add</quote> button. Don't forget that the order of the rules
+       is important: if Claws Mail finds a rule suitable for an email that
+       either moves or deletes the email, it will stop looking for further
+       rules for that email. This is why, at the right of the rules list, you
+       will find four buttons allowing the re-ordering of rules. The rules can
+       also be reordered by drag 'n' drop.
+    </para>
+    <para>
+       There is also a quick method of creating filtering rules based on the
+       selected message. After selecting a mail of the type you want to filter,
+       choose <quote>Create filter rule...</quote> from the
+       <quote>Tools</quote> menu, and choose a type from the submenu:
+       <quote>Automatically</quote> mainly helps for mailing-lists posts,
+       <quote>by From</quote> creates a filter based on the sender of the
+       email, <quote>by To</quote> creates a filter based on the recipient, and
+       <quote>by Subject</quote> creates a filter based on the subject. Each
+       one of these types of filtering has its advantages, it's up to you to
+       find out what would be the more practical. Usually,
+       <quote>by From</quote> is nice to sort out your regular contacts' mails,
+       whereas <quote>by To</quote> is more useful to sort mails sent to your
+       different accounts.
     </para>
   </section>
 
-  <section id="handling_searchin">
-    <title>Searching for mails</title>
+  <section id="handling_searching">
+    <title>Searching</title>
+    <para>
+       There are several methods for searching your emails.
+    </para>
+    <para>
+       One of them is relatively standard, and can be found in the
+       <quote>Edit</quote> menu, it's the <quote>Search folder...</quote> item.
+       This will open a window where you can specify one or more fields to
+       search in: From, To, Subject, and Body. After having specified your
+       criteria, click on the <quote>Back</quote> or <quote>Forward</quote>
+       buttons to navigate through the matching emails, or use
+       <quote>Find all</quote> to select all the matching emails at once. Be
+       aware that searching for text in the body of emails is much slower than
+       searching in its headers, because the body of emails isn't cached by
+       Claws Mail. <quote>Extended Search</quote> mode can be turned on by
+       clicking the relevant checkbox, thus allowing you to use match expressions
+       like those used in <quote>Filtering</quote> rules.
+    </para>
+    <para>
+       If you're looking at a large email and want to find a particular part
+       of it, you can use the <quote>Find in current message...</quote> item of
+       the <quote>Edit</quote> menu. This works like search in a text document.
+    </para>
+    <para>
+       The final way of searching for emails is using <quote>Quick Search</quote>,
+       which you can display or hide by cilicking the little magnifying glass icon
+       under the Message List. It is also accessible from the <quote>Quick Search</quote>
+       item of the <quote>Edit</quote> menu. <quote>Quick Search</quote> is more
+       powerful than the normal search as it can search in standard headers (From,
+       To, Subject) or in <quote>Extended</quote> mode using just about any
+       criteria you can think of. When in <quote>Extended</quote> mode, the
+       <quote>Information</quote> button is visible, enabling you to see the
+       search syntax. An <quote>Edit</quote> button is also available which
+       allows you to quickly create a rule. You can also configure
+       <quote>Quick Search</quote> to search recursively through subfolders,
+       whether it should reset itself when you change folders, and whether to
+       use Type-ahead search (this is a search which results update dynamically
+       if you pause in the typing).
+    </para>
     <para>
+       When you hit Enter after having specified the search string, the Message
+       List will shrink to present you with only the matching messages. If you
+       set the search to be recursive, any subfolder of the current one that
+       has matching emails will change its icon to a magnifying glass icon.
+       This way, you can search in your whole mailbox at once. If the search is
+       in Sticky mode, the filter will stay applied when you go to another
+       folder. This can be disturbing at first, as you can forget about it, but
+       is useful in some cases, for example if you want to search in the body
+       of emails and are not sure of which folder contains the searched email:
+       a recursive search on the body of emails in a whole mailbox can be
+       really slow.
     </para>
   </section>