Lorsque vous démarrez l'écriture dun nouveau message, il vous est présenté une jolie invite dans laquelle vous pouvez entrer tout type d'information. Dans la ligne From:, vous avez une liste déroulante. Dedans, vous pouvez sélectionner le compte de courrier que vous voulez utiliser comme compte d'envoi.
Dans les parties To: / Cc: / Bcc:, vous écrivez les adresses de courriers des receveurs. Vous pouvez entrer plusieurs adresses, si elles sont séparées par des virgules. Un utilitaire important ici est le bouton "Adresse". Lorsque vous cliquez dessus, vous avez le carnet d'adresses. Vous pouvez pointer sur une adresse, cliquer sur le bouton "To:", "Cc:" ou "Bcc:" et Sylpheed placera l'adresse dans la ligne sélectionnée. Bcc: peut être mis en gris. De manière à le rendre accessible, vous avez besoin d'ajouter la ligne Bcc: vers le message. Vous le faites par une menu de message et validez l'option Bcc.
Dans la ligne Sujet, vous entrez un court texte descriptif sur le propos de votre message.
Vous pouvez vous déplacer entre ces lignes en pressant TAB (pour aller directement à la ligne suivante) et SHIFT-TAB (pour revenir). Puis vous pressez TAB dans la dernière ligne et vous serez dans le corps du message.
Si vous avez sélectionné un fichier de signature dans les configurations des comptes actifs, il sera déjà dans le corps du message. Vous pouvez maintenant écrire votre message. Lorsque c'est fait, vous pouvez cliquer sur Envoi, Envoi plus tard ou Brouillon dans la barre d'outils. Envoi tente d'envoyer le message immédiatement. Envoyer plus tard le placera dans le répertoire Envoi et Brouillon le placera dans le répertoire Brouillon.
Pour répondre à un message, vous utilisez la fonction "répondre". Dans Sylpheed, vous l'activez soit par le bouton "Répondre" ou en pressant Alt-R.
Une nouvelle fenêtre de message sera créée, avec l'adresse du destinataire et le sujet déjà composé pour vous. La plupart des choses décrites dans Composer un nouveau message sont aussi applicables à cette fenêtre.
Si vous voulez que Sylpheed mette en citation le texte auquel vous êtes en train de répondre, vous avez besoin d'aller dans le menu de Configuration. Là, vous sélectionnez les préférences communes, allez dans l'onglet Composition et validez la boîte "Citer les messages lors de la réponse". Vous pouvez aussi éditer la marque de citation (la marque mise devant chaque ligne citée dans le courrier de réponse) et l'attribut de réponse (qui est placé de vant le texte de réponse).
Faire suivre les messages signifie : vous envoyez le message complet, incluant les en-têtes (l'adresse de l'émetteur, la date d'envoi, etc.) à quelqu'un d'autre. Pour ceci, vous pressez sur le bouton "Faire suivre" ou vous pressez Ctrl-F. Une nouvelle fenêtre de message est créée, contenant le texte du message sélectionné. Vous pouvez alors fournir le(s) nom(s) des destinataires du message comme pour la composition d'un nouveau message, peut être ajouter quelques lignes et l'envoyer.