manual/handling.xml

   1 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
   2 <section id="ch_handling">
   3 <title>Basic mail handling</title>
   4
   5   <section id="handling_folders">
   6     <title>Mail folders</title>
   7     <para>
   8         If you receive a lot of emails, you will probably soon find that your
   9         Inbox folder is growing to the point where you have a hard time finding
  10         an email again, even if you received it just a few days ago. This is why
  11         Claws Mail, like most good mail clients, provides you with multiple
  12         possibilities in organising your mails.
  13     </para>
  14     <para>
  15         You can create as many folders and subfolders as you need. For example,
  16         one folder for your family, one folder for friends, folders for
  17         mailing-lists, archive folders for old mails that you still want to have
  18         available, etc. To create a new folder, simply right-click on its parent
  19         folder and choose <quote>New folder...</quote> from the drop-down menu.
  20         If you want to create a folder <quote>Friends</quote> inside your Inbox
  21         folder, for example, just right-click on the Inbox folder, choose
  22         <quote>New folder...</quote>, and type in <quote>Friends</quote> in the
  23         dialogue that appears. Click the OK button, and the new folder is
  24         created.
  25     </para>
  26   </section>
  27
  28   <section id="handling_organisation">
  29     <title>Folder organisation</title>
  30     <para>
  31         Now that you have created folders, you can manipulate them and their
  32         contents using menu items or drag 'n' drop. Moving one folder into
  33         another, for example, can be done by right-clicking on the folder you
  34         want to move, choosing the <quote>Move folder...</quote> menu item, and
  35         selecting the destination folder. This will move the folder, with the
  36         mail it contains, to a subfolder of the chosen folder. Alternatively,
  37         you can drag a folder to another one by clicking on it, keeping the
  38         mouse pressed, moving the mouse cursor over the destination folder and
  39         releasing the button.
  40     </para>
  41     <para>
  42         If you want to remove a folder and the mail it contains, simply
  43         right-click on the folder and choose <quote>Delete folder...</quote>. As
  44         this is potentially harmful, (the mails in the folder will be deleted
  45         and not recoverable), you will be asked for confirmation.
  46     </para>
  47     <para>
  48         In the same manner that you move a folder to another one, you can move
  49         emails from one folder to another. The same method applies for this:
  50         either drag 'n' drop emails to a folder, or choose
  51         <quote>Move...</quote> after right-clicking on the mail. You can select
  52         multiple emails by using the Control or Shift key while clicking on
  53         them. You can also copy emails to another folder by pressing the Control
  54         key when drag'n'dropping, or by choosing <quote>Copy...</quote> from the
  55         email's contextual menu.
  56     </para>
  57   </section>
  58
  59   <section id="handling_filters">
  60     <title>Filtering</title>
  61     <para>
  62         Once you have a nice folder hierarchy in place, you'll probably want
  63         Claws Mail to sort your incoming emails automatically, in order to
  64         avoid having to move messages manually each time they arrive. For this
  65         you can use the Filtering feature.
  66     </para>
  67     <para>
  68         You will find the filtering preferences via the
  69         <quote>Configuration</quote> menu, <quote>Filtering</quote> item. From
  70         this dialogue you will be able to define new rules, modify or delete
  71         existing rules, re-order the rules, and enable/disable them. Filtering
  72         rules are defined by five things: the enabled status, a name, an account
  73         name, a condition, and an action. All disabled rules are simply ignored.
  74         The <quote>Name</quote> entry is optional, it's there to help you
  75         identify your rules. An account name can be chosen, which will restrict
  76         the rule to mail retrieved from the named account only, skipping it for
  77         mail retrieved from all other accounts. The default value is
  78         <quote>All</quote>, which means that the rule is global and will
  79         be applied  to all mail, reagrdless of the account from which it was
  80         retireved, (see paragraph below). The condition format is an expression
  81         defining what Claws Mail should look for when filtering mail, for
  82         example: <quote>to matchcase claws-mail-users</quote> is for messages
  83         sent to any address containing <quote>claws-mail-users</quote>. You can
  84         easily define conditions by clicking the <quote>Define...</quote> button
  85         at the right of the field. The last part of a filtering rule is the
  86         action, which instructs Claws Mail what to do with mail matching
  87         the condition we just defined. For example, <quote>mark_as_read</quote>
  88         marks the mail as read as soon as it arrives in your inbox, or
  89         <quote>move #mh/Mailbox/inbox/Friends</quote> moves the mail to your
  90         <quote>Friends</quote> subfolder. Here, too, a <quote>Define...</quote>
  91         button is available to help you define the action to take.
  92     </para>
  93     <para>
  94         Filtering rules can be assigned to a single, specific account. To do
  95         this select an account from the <quote>Account</quote> combo below the
  96         <quote>Name</quote> entry. When you set a specific account the filtering
  97         rule will only be applied to messages retrieved from the named account.
  98         The default value is <quote>All</quote>, which means that the rule will
  99         be appied globally, to messages retrieved from any account. When filtering
 100         messages manually, if there are any per-account filtering rules defined,
 101         you will be asked what you wish to do with those rules. Possible choices
 102         are to skip the rules, or apply these rules regardless of the account to
 103         which they belong, or use the rules for the currently selected account.
 104         Caution: if you unset the <quote>Show this message next time</quote>
 105         checkbox and click <quote>Filter</quote>, on subsequent manual filtering
 106         this choice will be applied without any confirmation. Account specific
 107         rules are only available for filtering, (at incorporation or manually),
 108         the feature is not available for folder Processing or Pre/Post-Processing.
 109         </para>
 110     <para>
 111         Once you have defined the rule, you can add it to the list of rules with
 112         the <quote>Add</quote> button. Don't forget that the order of the rules
 113         is important: if Claws Mail finds a rule suitable for an email that
 114         either moves or deletes the email, it will stop looking for further
 115         rules for that email. This is why, at the right of the rules list, you
 116         will find four buttons allowing the re-ordering of rules. The rules can
 117         also be reordered by drag 'n' drop.
 118     </para>
 119     <para>
 120         There is also a quick method of creating filtering rules based on the
 121         selected message. After selecting a mail of the type you want to filter,
 122         choose <quote>Create filter rule...</quote> from the
 123         <quote>Tools</quote> menu, and choose a type from the submenu:
 124         <quote>Automatically</quote> mainly helps for mailing-lists posts,
 125         <quote>by From</quote> creates a filter based on the sender of the
 126         email, <quote>by To</quote> creates a filter based on the recipient, and
 127         <quote>by Subject</quote> creates a filter based on the subject. Each
 128         one of these types of filtering has its advantages, it's up to you to
 129         find out what would be the more practical. Usually,
 130         <quote>by From</quote> is nice to sort out your regular contacts' mails,
 131         whereas <quote>by To</quote> is more useful to sort mails sent to your
 132         different accounts.
 133     </para>
 134   </section>
 135
 136   <section id="handling_searching">
 137     <title>Searching</title>
 138     <para>
 139         There are several methods for searching your emails.
 140     </para>
 141     <para>
 142         One of them is relatively standard, and can be found in the
 143         <quote>Edit</quote> menu, it's the <quote>Search folder...</quote> item.
 144         This will open a window where you can specify one or more fields to
 145         search in: From, To, Subject, and Body. After having specified your
 146         criteria, click on the <quote>Back</quote> or <quote>Forward</quote>
 147         buttons to navigate through the matching emails, or use
 148         <quote>Find all</quote> to select all the matching emails at once. Be
 149         aware that searching for text in the body of emails is much slower than
 150         searching in its headers, because the body of emails isn't cached by
 151         Claws Mail. <quote>Extended Search</quote> mode can be turned on by
 152         clicking the relevant checkbox, thus allowing you to use match expressions
 153         like those used in <quote>Filtering</quote> rules.
 154     </para>
 155     <para>
 156         If you're looking at a large email and want to find a particular part
 157         of it, you can use the <quote>Find in current message...</quote> item of
 158         the <quote>Edit</quote> menu. This works like search in a text document.
 159     </para>
 160     <para>
 161         The final way of searching for emails is using <quote>Quick Search</quote>,
 162         which you can display or hide by cilicking the little magnifying glass icon
 163         under the Message List. It is also accessible from the <quote>Quick Search</quote>
 164         item of the <quote>Edit</quote> menu. <quote>Quick Search</quote> is more
 165         powerful than the normal search as it can search in standard headers (From,
 166         To, Subject) or in <quote>Extended</quote> mode using just about any
 167         criteria you can think of. When in <quote>Extended</quote> mode, the
 168         <quote>Information</quote> button is visible, enabling you to see the
 169         search syntax. An <quote>Edit</quote> button is also available which
 170         allows you to quickly create a rule. You can also configure
 171         <quote>Quick Search</quote> to search recursively through subfolders,
 172         whether it should reset itself when you change folders, and whether to
 173         use Type-ahead search (this is a search which results update dynamically
 174         if you pause in the typing).
 175     </para>
 176     <para>
 177         When you hit Enter after having specified the search string, the Message
 178         List will shrink to present you with only the matching messages. If you
 179         set the search to be recursive, any subfolder of the current one that
 180         has matching emails will change its icon to a magnifying glass icon.
 181         This way, you can search in your whole mailbox at once. If the search is
 182         in Sticky mode, the filter will stay applied when you go to another
 183         folder. This can be disturbing at first, as you can forget about it, but
 184         is useful in some cases, for example if you want to search in the body
 185         of emails and are not sure of which folder contains the searched email:
 186         a recursive search on the body of emails in a whole mailbox can be
 187         really slow.
 188     </para>
 189   </section>
 190
 191 </section>
 192