[claws.git] / manual / handling.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
2 <section id="ch_handling">
3 <title>Basic mail handling</title>
5   <section id="handling_folders">
6     <title>Mail folders</title>
7     <para>
8         If you receive a lot of emails, you will probably soon find that your
9         Inbox folder is growing to the point where you have a hard time finding
10         an email again, even if you received it just a few days ago. This is why
11         Sylpheed-Claws, like most good mail clients, provides you with multiple
12         possibilities in organising your mails.
13     </para>
14     <para>
15         You can create as many folders and subfolders as you need. For example,
16         one folder for your family, one folder for friends, folders for
17         mailing-lists, archive folders for old mails that you still want to have
18         available, etc. To create a new folder, simply right-click on its parent
19         folder and choose <quote>New folder...</quote> from the drop-down menu.
20         If you want to create a folder <quote>Friends</quote> inside your Inbox
21         folder, for example, just right-click on the Inbox folder, choose
22         <quote>New folder...</quote>, and type in <quote>Friends</quote> in the
23         dialogue that appears. Click the OK button, and the new folder is
24         created.
25     </para>
26   </section>
28   <section id="handling_organisation">
29     <title>Folder organisation</title>
30     <para>
31         Now that you have created folders, you can manipulate them and their
32         contents using menu items or drag 'n' drop. Moving one folder into
33         another, for example, can be done by right-clicking on the folder you
34         want to move, choosing the <quote>Move folder...</quote> menu item, and
35         selecting the destination folder. This will move the folder, with the
36         mail it contains, to a subfolder of the chosen folder. Alternatively,
37         you can drag a folder to another one by clicking on it, keeping the
38         mouse pressed, moving the mouse cursor over the destination folder and
39         releasing the button.
40     </para>
41     <para>
42         If you want to remove a folder and the mail it contains, simply
43         right-click on the folder and choose <quote>Delete folder...</quote>. As
44         this is potentially harmful, (the mails in the folder will be deleted
45         and not recoverable), you will be asked for confirmation.
46     </para>
47     <para>
48         In the same manner that you move a folder to another one, you can move
49         emails from one folder to another. The same method applies for this:
50         either drag 'n' drop emails to a folder, or choose
51         <quote>Move...</quote> after right-clicking on the mail. You can select
52         multiple emails by using the Control or Shift key while clicking on
53         them. You can also copy emails to another folder by pressing the Control
54         key when drag'n'dropping, or by choosing <quote>Copy...</quote> from the
55         email's contextual menu.
56     </para>
57   </section>
59   <section id="handling_filters">
60     <title>Filtering</title>
61     <para>
62         Once you have a nice folder hierarchy in place, you'll probably want
63         Sylpheed-Claws to sort your incoming emails automatically, in order to
64         avoid having to move messages manually each time they arrive. For this
65         you can use the Filtering feature.
66     </para>
67     <para>
68         You will find the filtering preferences via the
69         <quote>Configuration</quote> menu, <quote>Filtering</quote> item. From
70         this dialogue you will be able to define new rules, modify or delete
71         existing rules, re-order the rules, and enable/disable them. Filtering
72         rules are defined by five things: the enabled status, a name, an account
73         name, a condition, and an action. All disabled rules are simply ignored.
74         The <quote>Name</quote> entry is optional, it's there to help you
75         identify your rules. An account name can be chosen, which will restrict
76         the rule to mail retrieved from the named account only, skipping it for
77         mail retrieved from all other accounts. The default value is
78         <quote>All</quote>, which means that the rule is global and will
79         be applied  to all mail, reagrdless of the account from which it was
80         retireved, (see paragraph below). The condition format is an expression
81         defining what Sylpheed-Claws should look for when filtering mail, for
82         example: <quote>to matchcase sylpheed-claws-users</quote> is for messages
83         sent to any address containing <quote>sylpheed-claws-users</quote>. You can
84         easily define conditions by clicking the <quote>Define...</quote> button
85         at the right of the field. The last part of a filtering rule is the
86         action, which instructs Sylpheed-Claws what to do with mail matching
87         the condition we just defined. For example, <quote>mark_as_read</quote>
88         marks the mail as read as soon as it arrives in your inbox, or
89         <quote>move #mh/Mailbox/inbox/Friends</quote> moves the mail to your
90         <quote>Friends</quote> subfolder. Here, too, a <quote>Define...</quote>
91         button is available to help you define the action to take.
92     </para>
93     <para>
94         Filtering rules can be assigned to a single, specific account. To do
95         this select an account from the <quote>Account</quote> combo below the 
96         <quote>Name</quote> entry. When you set a specific account the filtering
97         rule will only be applied to messages retrieved from the named account.
98         The default value is <quote>All</quote>, which means that the rule will
99         be appied globally, to messages retrieved from any account. When filtering
100         messages manually, if there are any per-account filtering rules defined,
101         you will be asked what you wish to do with those rules. Possible choices
102         are to skip the rules, or apply these rules regardless of the account to
103         which they belong, or use the rules for the currently selected account.
104         Caution: if you unset the <quote>Show this message next time</quote>
105         checkbox and click <quote>Filter</quote>, on subsequent manual filtering
106         this choice will be applied without any confirmation. Account specific
107         rules are only available for filtering, (at incorporation or manually),
108         the feature is not available for folder Processing or Pre/Post-Processing. 
109         </para>
110     <para>
111         Once you have defined the rule, you can add it to the list of rules with
112         the <quote>Add</quote> button. Don't forget that the order of the rules
113         is important: if Sylpheed-Claws finds a rule suitable for an email that
114         either moves or deletes the email, it will stop looking for further
115         rules for that email. This is why, at the right of the rules list, you
116         will find four buttons allowing the re-ordering of rules. The rules can
117         also be reordered by drag 'n' drop.
118     </para>
119     <para>
120         There is also a quick method of creating filtering rules based on the
121         selected message. After selecting a mail of the type you want to filter,
122         choose <quote>Create filter rule...</quote> from the
123         <quote>Tools</quote> menu, and choose a type from the submenu:
124         <quote>Automatically</quote> mainly helps for mailing-lists posts,
125         <quote>by From</quote> creates a filter based on the sender of the
126         email, <quote>by To</quote> creates a filter based on the recipient, and
127         <quote>by Subject</quote> creates a filter based on the subject. Each
128         one of these types of filtering has its advantages, it's up to you to
129         find out what would be the more practical. Usually,
130         <quote>by From</quote> is nice to sort out your regular contacts' mails,
131         whereas <quote>by To</quote> is more useful to sort mails sent to your
132         different accounts.
133     </para>
134   </section>
136   <section id="handling_searching">
137     <title>Searching</title>
138     <para>
139         There are several methods for searching your emails.
140     </para>
141     <para>
142         One of them is relatively standard, and can be found in the
143         <quote>Edit</quote> menu, it's the <quote>Search folder...</quote> item.
144         This will open a window where you can specify one or more fields to
145         search in: From, To, Subject, and Body. After having specified your
146         criteria, click on the <quote>Back</quote> or <quote>Forward</quote>
147         buttons to navigate through the matching emails, or use
148         <quote>Find all</quote> to select all the matching emails at once. Be
149         aware that searching for text in the body of emails is much slower than
150         searching in its headers, because the body of emails isn't cached by
151         Sylpheed-Claws. <quote>Extended Search</quote> mode can be turned on by
152         clicking the relevant checkbox, thus allowing you to use match expressions
153         like those used in <quote>Filtering</quote> rules.
154     </para>
155     <para>
156         If you're looking at a large email and want to find a particular part
157         of it, you can use the <quote>Find in current message...</quote> item of
158         the <quote>Edit</quote> menu. This works like search in a text document.
159     </para>
160     <para>
161         The final way of searching for emails is using <quote>Quick Search</quote>,
162         which you can display or hide by cilicking the little magnifying glass icon
163         under the Message List. It is also accessible from the <quote>Quick Search</quote>
164         item of the <quote>Edit</quote> menu. <quote>Quick Search</quote> is more
165         powerful than the normal search as it can search in standard headers (From,
166         To, Subject) or in <quote>Extended</quote> mode using just about any
167         criteria you can think of. When in <quote>Extended</quote> mode, the
168         <quote>Information</quote> button is visible, enabling you to see the
169         search syntax. An <quote>Edit</quote> button is also available which
170         allows you to quickly create a rule. You can also configure
171         <quote>Quick Search</quote> to search recursively through subfolders,
172         whether it should reset itself when you change folders, and whether to
173         use Type-ahead search (this is a search which results update dynamically
174         if you pause in the typing).
175     </para>
176     <para>
177         When you hit Enter after having specified the search string, the Message
178         List will shrink to present you with only the matching messages. If you
179         set the search to be recursive, any subfolder of the current one that
180         has matching emails will change its icon to a magnifying glass icon.
181         This way, you can search in your whole mailbox at once. If the search is
182         in Sticky mode, the filter will stay applied when you go to another
183         folder. This can be disturbing at first, as you can forget about it, but
184         is useful in some cases, for example if you want to search in the body
185         of emails and are not sure of which folder contains the searched email:
186         a recursive search on the body of emails in a whole mailbox can be
187         really slow.
188     </para>
189   </section>
191 </section>