2007-01-16 [colin] 2.7.1cvs8
[claws.git] / manual / handling.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
2 <section id="ch_handling">
3 <title>Basic mail handling</title>
4
5   <section id="handling_folders">
6     <title>Mail folders</title>
7     <para>
8         If you receive a lot of emails, you will probably soon find that your
9         Inbox folder is growing to the point where you have a hard time finding
10         an email again, even if you received it just a few days ago. This is why
11         Claws Mail, like most good mail clients, provides you with multiple
12         possibilities in organising your mails.
13     </para>
14     <para>
15         You can create as many folders and subfolders as you need. For example,
16         one folder for your family, one folder for friends, folders for
17         mailing-lists, archive folders for old mails that you still want to have
18         available, etc. To create a new folder, simply right-click on its parent
19         folder and choose <quote>New folder...</quote> from the drop-down menu.
20         If you want to create a folder <quote>Friends</quote> inside your Inbox
21         folder, for example, just right-click on the Inbox folder, choose
22         <quote>New folder...</quote>, and type in <quote>Friends</quote> in the
23         dialogue that appears. Click the OK button, and the new folder is
24         created.
25     </para>
26   </section>
27
28   <section id="handling_organisation">
29     <title>Folder organisation</title>
30     <para>
31         Now that you have created folders, you can manipulate them and their
32         contents using menu items or drag 'n' drop. Moving one folder into
33         another, for example, can be done by right-clicking on the folder you
34         want to move, choosing the <quote>Move folder...</quote> menu item, and
35         selecting the destination folder. This will move the folder, with the
36         mail it contains, to a subfolder of the chosen folder. Alternatively,
37         you can drag a folder to another one by clicking on it, keeping the
38         mouse pressed, moving the mouse cursor over the destination folder and
39         releasing the button.
40     </para>
41     <para>
42         If you want to remove a folder and the mail it contains, simply
43         right-click on the folder and choose <quote>Delete folder...</quote>. As
44         this is potentially harmful, (the mails in the folder will be deleted
45         and not recoverable), you will be asked for confirmation.
46     </para>
47     <para>
48         In the same manner that you move a folder to another one, you can move
49         emails from one folder to another. The same method applies for this:
50         either drag 'n' drop emails to a folder, or choose
51         <quote>Move...</quote> after right-clicking on the mail. You can select
52         multiple emails by using the Control or Shift key while clicking on
53         them. You can also copy emails to another folder by pressing the Control
54         key when drag'n'dropping, or by choosing <quote>Copy...</quote> from the
55         email's contextual menu.
56     </para>
57   </section>
58
59   <section id="imap_subscriptions">
60     <title>IMAP subscriptions</title>
61     <para>
62         The IMAP protocol allows one to store a list of subscribed folders. Most
63         mail user agents hide the unsubscribed folders away from the GUI, and have
64         a little window allowing to subscribe to these unsubscribed folders. In
65         Claws Mail, subscriptions are respected by default, and only subscribed
66         folders will be displayed. If you want to see all your folders, you can just
67         uncheck <quote>Show subscribed folders only</quote> in the IMAP mailbox'
68         contextual menu or the account preferences. You'll be able to subscribe and 
69         unsubscribe folders from this contextual menu too. If the unsubscribed 
70         folders are hidden from the list, you will have two ways to subscribe to 
71         a folder: either show all folders, subscribe the ones you want, and hide 
72         unsubscribed folders again; or, if you know the folder's name, use 
73         "Create new folder" in its parent's contextual menu.
74     </para>
75   </section>
76   <section id="handling_filters">
77     <title>Filtering</title>
78     <para>
79         Once you have a nice folder hierarchy in place, you'll probably want
80         Claws Mail to sort your incoming emails automatically, in order to
81         avoid having to move messages manually each time they arrive. For this
82         you can use the Filtering feature.
83     </para>
84     <para>
85         You will find the filtering preferences via the
86         <quote>Configuration</quote> menu, <quote>Filtering</quote> item. From
87         this dialogue you will be able to define new rules, modify or delete
88         existing rules, re-order the rules, and enable/disable them. Filtering
89         rules are defined by five things: the enabled status, a name, an account
90         name, a condition, and an action. All disabled rules are simply ignored.
91         The <quote>Name</quote> entry is optional, it's there to help you
92         identify your rules. An account name can be chosen, which will restrict
93         the rule to mail retrieved from the named account only, skipping it for
94         mail retrieved from all other accounts. The default value is
95         <quote>All</quote>, which means that the rule is global and will
96         be applied  to all mail, reagrdless of the account from which it was
97         retireved, (see paragraph below). The condition format is an expression
98         defining what Claws Mail should look for when filtering mail, for
99         example: <quote>to matchcase claws-mail-users</quote> is for messages
100         sent to any address containing <quote>claws-mail-users</quote>. You can
101         easily define conditions by clicking the <quote>Define...</quote> button
102         at the right of the field. The last part of a filtering rule is the
103         action, which instructs Claws Mail what to do with mail matching
104         the condition we just defined. For example, <quote>mark_as_read</quote>
105         marks the mail as read as soon as it arrives in your inbox, or
106         <quote>move #mh/Mailbox/inbox/Friends</quote> moves the mail to your
107         <quote>Friends</quote> subfolder. Here, too, a <quote>Define...</quote>
108         button is available to help you define the action to take.
109     </para>
110     <para>
111         Filtering rules can be assigned to a single, specific account. To do
112         this select an account from the <quote>Account</quote> combo below the 
113         <quote>Name</quote> entry. When you set a specific account the filtering
114         rule will only be applied to messages retrieved from the named account.
115         The default value is <quote>All</quote>, which means that the rule will
116         be appied globally, to messages retrieved from any account. When filtering
117         messages manually, if there are any per-account filtering rules defined,
118         you will be asked what you wish to do with those rules. Possible choices
119         are to skip the rules, or apply these rules regardless of the account to
120         which they belong, or use the rules for the currently selected account.
121         Caution: if you unset the <quote>Show this message next time</quote>
122         checkbox and click <quote>Filter</quote>, on subsequent manual filtering
123         this choice will be applied without any confirmation. Account specific
124         rules are only available for filtering, (at incorporation or manually),
125         the feature is not available for folder Processing or Pre/Post-Processing. 
126         </para>
127     <para>
128         Once you have defined the rule, you can add it to the list of rules with
129         the <quote>Add</quote> button. Don't forget that the order of the rules
130         is important: if Claws Mail finds a rule suitable for an email that
131         either moves or deletes the email, it will stop looking for further
132         rules for that email. This is why, at the right of the rules list, you
133         will find four buttons allowing the re-ordering of rules. The rules can
134         also be reordered by drag 'n' drop.
135     </para>
136     <para>
137         There is also a quick method of creating filtering rules based on the
138         selected message. After selecting a mail of the type you want to filter,
139         choose <quote>Create filter rule...</quote> from the
140         <quote>Tools</quote> menu, and choose a type from the submenu:
141         <quote>Automatically</quote> mainly helps for mailing-lists posts,
142         <quote>by From</quote> creates a filter based on the sender of the
143         email, <quote>by To</quote> creates a filter based on the recipient, and
144         <quote>by Subject</quote> creates a filter based on the subject. Each
145         one of these types of filtering has its advantages, it's up to you to
146         find out what would be the more practical. Usually,
147         <quote>by From</quote> is nice to sort out your regular contacts' mails,
148         whereas <quote>by To</quote> is more useful to sort mails sent to your
149         different accounts.
150     </para>
151   </section>
152
153   <section id="handling_searching">
154     <title>Searching</title>
155     <para>
156         There are several methods for searching your emails.
157     </para>
158     <para>
159         One of them is relatively standard, and can be found in the
160         <quote>Edit</quote> menu, it's the <quote>Search folder...</quote> item.
161         This will open a window where you can specify one or more fields to
162         search in: From, To, Subject, and Body. After having specified your
163         criteria, click on the <quote>Back</quote> or <quote>Forward</quote>
164         buttons to navigate through the matching emails, or use
165         <quote>Find all</quote> to select all the matching emails at once. Be
166         aware that searching for text in the body of emails is much slower than
167         searching in its headers, because the body of emails isn't cached by
168         Claws Mail. <quote>Extended Search</quote> mode can be turned on by
169         clicking the relevant checkbox, thus allowing you to use match expressions
170         like those used in <quote>Filtering</quote> rules.
171     </para>
172     <para>
173         If you're looking at a large email and want to find a particular part
174         of it, you can use the <quote>Find in current message...</quote> item of
175         the <quote>Edit</quote> menu. This works like search in a text document.
176     </para>
177     <para>
178         The final way of searching for emails is using <quote>Quick Search</quote>,
179         which you can display or hide by cilicking the little magnifying glass icon
180         under the Message List. It is also accessible from the <quote>Quick Search</quote>
181         item of the <quote>Edit</quote> menu. <quote>Quick Search</quote> is more
182         powerful than the normal search as it can search in standard headers (From,
183         To, Subject) or in <quote>Extended</quote> mode using just about any
184         criteria you can think of. When in <quote>Extended</quote> mode, the
185         <quote>Information</quote> button is visible, enabling you to see the
186         search syntax. An <quote>Edit</quote> button is also available which
187         allows you to quickly create a rule. You can also configure
188         <quote>Quick Search</quote> to search recursively through subfolders,
189         whether it should reset itself when you change folders, and whether to
190         use Type-ahead search (this is a search which results update dynamically
191         if you pause in the typing).
192     </para>
193     <para>
194         When you hit Enter after having specified the search string, the Message
195         List will shrink to present you with only the matching messages. If you
196         set the search to be recursive, any subfolder of the current one that
197         has matching emails will change its icon to a magnifying glass icon.
198         This way, you can search in your whole mailbox at once. If the search is
199         in Sticky mode, the filter will stay applied when you go to another
200         folder. This can be disturbing at first, as you can forget about it, but
201         is useful in some cases, for example if you want to search in the body
202         of emails and are not sure of which folder contains the searched email:
203         a recursive search on the body of emails in a whole mailbox can be
204         really slow.
205     </para>
206   </section>
207
208 </section>
209