[claws.git] / manual / account.xml
1 <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
2 <section id="ch_account">
3 <title>Account customisation</title>
5   <section id="account_basic">
6     <title>Basic preferences</title>
7     <para>
8         The first tab of the account preferences, <quote>Basic</quote>,
9         contains, as its name indicates, basic account data. In this tab you can
10         specify your name, email address, organization and basic connection
11         information.  The name of the account is just the name Claws Mail
12         will use when referring to this account, for example, in the account
13         switcher at the lower right-hand corner of the main window.  The server
14         information lets you specify the receiving protocol to use (which is
15         not modifiable for existing accounts), the server(s) used to receive or
16         send your emails (usually <literal></literal> and <literal
17         ></literal>) and your login on the receiving server.  
18     </para>
19     <para>
20         In the <quote>Receive</quote> tab you are able to change the default
21         behaviour of Claws Mail. For example, leaving messages on the server
22         for a while, preventing downloading of mails that are too large, or
23         specifying whether you want the filtering rules to apply to this
24         account's mails. The <quote>Receive size limit</quote> is used to limit
25         the time spent downloading large emails. Whenever you receive a mail
26         larger than this limit, it will be partially downloaded and you will
27         later have the choice to either download it entirely or delete it from
28         the server. This choice will be presented to you while viewing the
29         email.
30     </para>
31     <para>
32         The <quote>Send</quote> tab contains preferences for special headers
33         that you might want to add to your outgoing emails, like X-Face or Face
34         headers, and authentication information for sending emails. Most of the
35         time, your ISP allows its subscribers to send email via the SMTP server
36         without authenticating, but in some setups, you have to identify
37         yourself before sending. There are different possibilities for doing
38         that. The best one, when available, is SMTP AUTH. When not available,
39         you'll usually use POP-before-SMTP, which connects to the POP server,
40         (which is authenticated), disconnects, and sends the mail.
41     </para>
42     <para>
43         The <quote>Compose</quote> tab holds options for changing the behaviour
44         of the Composition window when used with the account. You can specify a
45         signature to insert automatically, and set default Cc, Bcc or Reply-To
46         addresses.
47     </para>
48     <para>
49         In the <quote>Privacy</quote> tab you can choose the default level of
50         paranoia for your account. You might want all outgoing emails to be
51         digitally signed and/or encrypted. Signing all outgoing emails, not only
52         important ones, will for example allow you to protect yourself from
53         faked mails sent on your behalf to coworkers. This can help solve
54         embarrassing situations.
55     </para>
56     <para>
57         The <quote>SSL</quote> tab is also security related, although this time
58         its settings apply to the transport of your emails and not their
59         content. Basically, using SSL encrypts the connection between you and
60         the server, which prevents people from snooping on your connection and
61         being able to read your mails and your password. SSL should be used if
62         it is available.
63     </para>
64     <para>
65         Finally, the <quote>Advanced</quote> tab allows you to specify ports and
66         domains if the defaults are not used. Normally you can leave these
67         empty. You can also specify folders for sent, queued, draft, and deleted
68         messages here.
69     </para>
70   </section>
72   <section id="account_types">
73     <title>Account types</title>
74     <para>
75         We saw earlier that once an account is created, you can't change its
76         type (protocol) anymore. This is because preferences for these different
77         types are not quite the same, most of the POP3 related options are
78         irrelevant for IMAP, for example.
79     </para>
80     <section id="pop3">
81     <title>POP3</title>
82     <para>
83         POP3 is one of the two most used protocols and is available at almost
84         every ISP on Earth. Its advantage is that it allows you to download
85         email to your computer, which means that accessing your mail will be
86         really fast once you have it on your hard disk. The disadvantage of POP3
87         is that it is more difficult to keep your mail synchronised on multiple
88         computers, (you'll have to keep the mail on the server for a few days),
89         and you won't be able to easily keep track of which mails you have read,
90         or which mails you have replied to, etc., when using another computer.
91     </para>
92     <para>
93      Mail received from a POP3 account will be stored in an MH mailbox in the
94      folder tree.
95     </para>
96     </section>
97     <section id="imap">
98     <title>IMAP</title>
99     <para>
100         IMAP is the second most used protocol and its goal is to address the
101         shortcomings of POP3. When using IMAP your folder list and your emails
102         are all kept on a central server. This slows down navigation a little as
103         each mail is downloaded on demand, but when you use another computer, or
104         email client, your emails will be in the same state that you left them,
105         including their status (read, unread, replied, etc.).
106     </para>
107     <para>
108         When you create an IMAP account an IMAP mailbox is created for it in the
109         folder tree.
110     </para>
111     </section>
112     <section id="news">
113     <title>News</title>
114     <para>
115         News (NNTP) is the protocol for sending and receiving USENET articles.
116         Messages are held on a central server and downloaded on demand. They
117         cannot be deleted by the user.
118     </para>
119     <para>
120         When you create a News account a News mailbox is created for it in the
121         folder tree.
122     </para>
123     </section>
124     <section id="local">
125     <title>Local</title>
126     <para>
127         The <quote>Local mbox file</quote> type of account can be used if you
128         run an SMTP server on your computer and/or want to receive your logs
129         easily.
130     </para>
131     <para>
132         Mail received from a Local account is stored in an MH mailbox in the
133         folder tree.
134     </para>
135     </section>
136     <section id="smtp_only">
137     <title>SMTP only</title>
138     <para>
139         The account type <quote>None, (SMTP only)</quote> is a special type of
140         account that won't retrieve any mail, but will allow you to create
141         different identities that can be used to send out emails with various
142         aliases, for example.
143     </para>
144     </section>
145   </section>
147   <section id="account_multiple">
148     <title>Multiple accounts</title>
149     <para>
150         You can easily create multiple accounts in Claws Mail. For POP
151         accounts, you can choose to store all email from your different accounts
152         in the same folder(s), using the Receive tab preference.  IMAP and News
153         accounts each get their own mailbox in the folder tree.
154     </para>
155     <para>
156         You can choose which accounts get checked for new mail when using the
157         <quote>Get All</quote> command (or "Get Mail" in the toolbar) by
158         checking the relevant box in the Receive tab of their preferences or
159         in the <quote>G</quote> column of your accounts list.
160     </para>
161   </section>
163   <section id="account_morefilt">
164     <title>More filtering</title>
165     <para>
166         By default filtering rules are global, but they can also be assigned to
167         a specific account. When fetching mail, any rules that are assigned to
168         a specific account will only be applied to mails that are retrieved from
169         that account.   
170     </para>
171     <para>
172         Mail from any account can be filtered into another account's folders,
173         for example, a mail received by POP3 could be filtered into an IMAP
174         account's folder, and vice-versa. This is either a useful feature or an
175         annoying one, depending on what you want to achieve. If you'd rather
176         avoid that, but still want to automatically sort your incoming mail, the
177         best thing to do is to disable Filtering on certain accounts, and use
178         Processing rules in the Inbox folders that you specified, as Processing
179         rules are automatically applied when entering a folder and can be
180         manually applied from a folder's context menu.
181     </para>
182   </section>
184 </section>