doc/manual/en/sylpheed-8.html

   1 <!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 3.2 Final//EN">
   2 <HTML>
   3 <HEAD>
   4  <META NAME="GENERATOR" CONTENT="LinuxDoc-Tools 0.9.21">
   5  <TITLE>Sylpheed User's Manual: Sylpheed configuration</TITLE>
   6  <LINK HREF="sylpheed-9.html" REL=next>
   7  <LINK HREF="sylpheed-7.html" REL=previous>
   8  <LINK HREF="sylpheed.html#toc8" REL=contents>
   9 </HEAD>
  10 <BODY>
  11 <A HREF="sylpheed-9.html">Next</A>
  12 <A HREF="sylpheed-7.html">Previous</A>
  13 <A HREF="sylpheed.html#toc8">Contents</A>
  14 <HR>
  15 <H2><A NAME="s8">8.</A> <A HREF="sylpheed.html#toc8">Sylpheed configuration</A></H2>
  16
  17 <P>All the configuration settings of Sylpheed are accessible from
  18 the <I>Configuration</I> menu and consist of common settings
  19 (<I>Common preferences</I>, <I>Filter settings</I>,
  20 <I>Template</I> and <I>actions</I>) and account specific
  21 settings.</P>
  22 <P>With Sylpheed, there is no limit to the number of accounts
  23 you can create. You can create new accounts for each of your
  24 mail account, but also to change the default behaviour of
  25 Sylpheed. As folders can be attached to accounts, the account
  26 specific part of the configuration automatically change based
  27 on the current folder (you can have a different signature when
  28 replying to messages from different folders).</P>
  29
  30 <H2><A NAME="ss8.1">8.1</A> <A HREF="sylpheed.html#toc8.1">Common preferences</A>
  31 </H2>
  32
  33 <P>The Common Preferences, found in the Configuration menu, controls
  34 the window layout and the different options of the graphical
  35 interface of Sylpheed. Depending on some compile time switches
  36 (and on the availability of some extra libraries), some tabs
  37 may be included (or not) in your version of Sylpheed. These tabs
  38 are not listed here but are described (or will be described) in
  39 the sections covering the optional features they control (like the
  40 <I>Privacy</I> tab for the GnuPG interface).</P>
  41
  42 <H3>Receive tab</H3>
  43
  44 <P>In here you can set up how to receive messages.</P>
  45
  46
  47
  48 <P>
  49 <UL>
  50 <LI>You can define a special program to pick up messages from
  51 the default unix mailbox. Usually this is not used, but
  52 you can use it. Actually, this information may be wrong.
  53 If someone knows better, please let me know.</LI>
  54 <LI><I>Local spool</I> lets you define where your local mailbox is
  55 located. You can also tell Sylpheed whether or not to
  56 filter the incoming messages from that mail spool file.
  57 The spool directory defined here is used by all the accounts
  58 of the <I>local</I> type, by default it is set to the
  59 standard UNIX mailbox location.</LI>
  60 <LI><I>Autocheck new mail</I>. When you check this option, Sylpheed
  61 will check if there is new mail on the set interval.</LI>
  62 <LI><I>Check new mail on startup</I> means that Sylpheed will
  63 immediately look for new mail on all the selected accounts
  64 when it loads.</LI>
  65 <LI><I>Update all local folders after incorporation</I>
  66 Well, if you know the use of this option, feel free to
  67 write this part...</LI>
  68 <LI>In the news section you can specify how many articles
  69 should be downloaded when opening a newsgroup.</LI>
  70 </UL>
  71 </P>
  72 <H3>Send tab</H3>
  73
  74 <P>In here you can set up how to send messages.</P>
  75
  76
  77
  78 <P>
  79 <UL>
  80 <LI>You can choose to use an external program (like sendmail) for
  81 sending mail. By default no external program is necessary
  82 and Sylpheed can directly send the outgoing messages to a
  83 SMTP server.</LI>
  84 <LI>The sent messages can be saved in the outbox (<I>Sent</I>
  85 folder), the name of the outbox folder can be specified
  86 for each account (see the account setting section).</LI>
  87 <LI>The outgoing codeset selection can be changed to force
  88 the definition of the character set used in sent mails.
  89 The default and recommended value is <I>automatic</I>,
  90 so Sylpheed determines the codeset when sending each
  91 message.</LI>
  92 </UL>
  93 </P>
  94 <H3>Compose tab</H3>
  95
  96 <P>Controls the composition window's behaviour..</P>
  97
  98
  99
 100 <P>
 101 <UL>
 102 <LI>You can change the signature separator and choose to insert
 103 it automatically (unless your signature file already contains
 104 this separator). Leave it as it is by default (unless you really
 105 need to change it, and are ready to face a religion war), a lot
 106 of mail clients rely on this separator to cut the signature when
 107 quoting mails, and this one is accepted as the standard one.</LI>
 108 <LI>If you hate the editor that comes with Sylpheed, you can choose
 109 to automatically start an editor of your choice when composing
 110 new messages (the editor can be defined in the <I>Other</I> tab).</LI>
 111 <LI>The <I>wrap</I> settings defines how Sylpheed will wrap long
 112 lines. You can choose to wrap quoted messages, wrap as you type,
 113 or wrap when sending. You can also change the maximum line length.</LI>
 114 <LI>The <I>reply</I> settings let you control the way you will reply
 115 to mails. If <I>Automatically select account(...)</I> is set,
 116 the account used when replying to a message is automatically
 117 selected based on the folder the original message is in (as you
 118 where already told, accounts can be attached to folders).
 119 If <I>Quote message when replying</I> is selected, when hiting
 120 the <I>Reply</I> button, the composition window pops up and is
 121 filled with either the complete message you are replying to (if
 122 nothing is selected in the body of this message) or the selected
 123 part of its body. When this option is not selected, the composition
 124 window is always empty, and you must cut-and-paste the parts of
 125 the original message you want to quote manually.</LI>
 126 </UL>
 127 </P>
 128 <H3>Quote tab</H3>
 129
 130 <P>In here you can control the quotation of your replies and forwarded
 131 messages.</P>
 132
 133
 134
 135 <P>
 136 <UL>
 137 <LI>You can individually define the quotation mark that appears
 138 at the beginning of each quoted line when replying and forwarding
 139 a message.</LI>
 140 <LI>You can also define the text that appears before and after the
 141 quotation. The format of the quotation contains placeholders for
 142 parts of the original message that are explains in the window
 143 that appears when hiting the <I>Description of symbols</I>
 144 button.</LI>
 145 </UL>
 146 </P>
 147 <H3>Display tab</H3>
 148
 149 <P>In here you can control the display options of Sylpheed.</P>
 150
 151
 152
 153 <P>
 154 <UL>
 155 <LI>You can change the font used to display the messages. Pressing
 156 the button next to the font name field will open the font selection
 157 window, then you can select among all the available fonts.</LI>
 158 <LI>Turning on the translation of the header fields will change the
 159 content of the header summary (between the summary and the message
 160 pane), and use the localized header fields name based on the
 161 selected language (selected by the 'LANG' environment variable).
 162 This setting will only take effect the next time you will start
 163 Sylpheed.</LI>
 164 <LI>Selecting <I>Display unread next to folder name</I> will add
 165 the number of unread messages next to the folder name in the
 166 folder pane (so you can minimize the width of the folder pane
 167 and hide the unread column).</LI>
 168 <LI>You can also control the content of the summary pane. If you choose
 169 to display the recipient name for the mail you send, in the <I>From</I>
 170 column, for any mail you have sent, the name of the recipient will
 171 appear preceded by an arrow (the characters sequence: -->).
 172 The <I>Expand threads</I> controls the initial state of the message
 173 threads when opening a folder (expanded of collapsed).
 174 The <I>Set display item of summary</I> button opens a selection
 175 window that contains all the available items to display in the
 176 left column, the currently selected items in the right column.
 177 Items can be added or removed using the two arrows that appears
 178 between the columns. Using the <I>up</I> and <I>down</I> buttons
 179 on the right side of the window, you can change the display order
 180 of the selected item in the summary window (from left to right).</LI>
 181 </UL>
 182 </P>
 183 <H3>Message tab</H3>
 184
 185 <P>The message tab controls the message window options.</P>
 186
 187
 188
 189 <P>
 190 <UL>
 191 <LI>The message text can use colours to highlight the different levels
 192 of quotation and URIs. The colours can be changed by using the
 193 colours selection dialog that pops up when pressing the <I>Edit</I>
 194 button next to the <I>Enable coloration of messages</I> toggle.</LI>
 195 <LI>The dispaly of the header summary between the summary and message
 196 panes can also be turned on and off (<I>Display header pane above message
 197 view</I> dialog).</LI>
 198 <LI><I>Display short header on message view</I> and the <I>Edit</I>
 199 button next to it, control the inclusion of some header fields
 200 in the message view. If the message coloration has been turned on,
 201 the addresses that appear in the header part of the message view
 202 are highlighted as URIs.</LI>
 203 <LI>The <I>Line space</I> setting controls the lines spacing of the
 204 message view.</LI>
 205 <LI><I>Leave space on head</I>. Checking this box will make the
 206 start of new lines (unwrapped, where the writer has pressed
 207 the Enter/Return key) indent a few pixels. This can be useful
 208 to read larger e-mails.</LI>
 209 <LI><I>Scroll half page</I>. When enabled, the text in the message
 210 view will only scroll half a page instead of a whole page when
 211 pressing the space bar.</LI>
 212 <LI><I>Smooth scroll</I>. Enabling this box will make the text
 213 in the message view scroll in a smooth, sliding way. For the
 214 eye this can be pleasing, it is a personal preference.</LI>
 215 <LI>Select the <I>Resize attached image</I> if you wnat all the
 216 images (attachment) to be resized to fit in the message window.</LI>
 217 </UL>
 218 </P>
 219 <H3>Interface tab</H3>
 220
 221 <P>The interface tab controls the Sylpheed's Graphical User Interface
 222 behaviour.</P>
 223
 224
 225
 226 <P>
 227 <UL>
 228 <LI>The <I>Open message when cursor keys are pressed</I> toggles controls
 229 the opening of the messages while you go through them in the summary
 230 pane using the cursor (up and down arrows) keys. If this toggle is on,
 231 each time you press the <I>down</I> (or <I>up</I>) key in the the
 232 summary window, the current message changes and the content of the
 233 message view changes to the content of the newly selected message.
 234 Otherwise, the content of the message view does not change unless you
 235 press enter (then the message view contains the content of the selected
 236 message).
 237 This does not change the behaviour of the left mouse button (always selects
 238 and open the pointed message).</LI>
 239 <LI><I>Open first unread message when entering a folder</I> if selected,
 240 when opening a folder, the message view will contain the first unread
 241 message of this folder (or the latest message in the order the folder
 242 uses for sorting messages). If not selected, the message view remains
 243 empty until a message is selected (by changing the current message with
 244 the cursor keys or with the left mouse button).</LI>
 245 <LI><I>Only marks message  read when open in new window</I> leaves the
 246 selected message unread (but display it in the message view) until you
 247 open it in a new window (double click the left mouse button).</LI>
 248 <LI>If <I>Execute immediately when moving or deleting messages</I> is not
 249 selected, a new button appears in the button bar marked <I>Execute</I>.
 250 When deleting or moving messages, they are first marked as deleted or
 251 moved but Sylpheed does not move or delete them until you press the
 252 <I>Execute</I> button (or the <I>Execute</I> entry of the
 253 <I>Tools</I> menu).</LI>
 254 <LI>The <I>Receive dialog</I> settings controls the dialog that pops
 255 up (if you have set <I>Show receive dialog</I> to <I>always</I>)
 256 when receiving new mails.
 257 The default is to open a pop up window upon reception error unless
 258 you select the <I>Dont't pop up error dialog (...)</I> toggle.</LI>
 259 <LI><I>The Set key bindings</I> button when pressed, opens a selection
 260 window that contains a list of pre-defined key bindings (<I>Mew</I>,
 261 <I>Mutt</I>, <I>Old Sylpheed</I>) to change all the key bindings
 262 at once. The key bindings can also be changed one by one as described in</LI>
 263 </UL>
 264 </P>
 265 <H3>Other tab</H3>
 266
 267 <P>The other tab contains the settings that does not fit the
 268 previous categories.</P>
 269
 270
 271
 272 <P>
 273 <UL>
 274 <LI><I>Web browser</I>. Here you can enter the name of your favorite
 275 web browser (Netscape, Opera, Mozilla, Lynx etc.). Add the %s parameter
 276 to the command so Sylpheed knows it has to provide the text you clicked
 277 on as the URL that the browser has to visit.
 278 The arrow next to the text field can be used to display a scrolling
 279 list of predefined URL browsing command lines.</LI>
 280 <LI><I>Printing</I>. Here you can define the program that should be used
 281 to print. Default is lpr, and the %s is the name of the temporary file
 282 that Sylpheed creates for lpr to print.
 283 When using the <I>File->Print</I> menu entry to print the selected
 284 message, a text window pops up to allow you to change the command
 285 used to print.</LI>
 286 <LI><I>External editor</I>. You can select an external editor to write
 287 your e-mails with, for example vi, emacs or gedit. Note that for
 288 text-based editors like vi, you need to define a terminal window,
 289 e.g. <CODE>xterm -e vi %s</CODE>. Otherwise there is no place that the
 290 editor will be able to show up. Here too, the %s parameter is the
 291 name of a temporary file that is created by Sylpheed.</LI>
 292 <LI><I>Add address to destination (...)</I> when selected,
 293 double clicking an e-mail address (in the address book,
 294 when the composition window is opened) can be used to add
 295 this address to the <I>To:</I> field.</LI>
 296 <LI>Confirming if you want to exit Sylpheed (or just exit quietly).</LI>
 297 <LI>Cleaning the trashbox when exiting Sylpheed.</LI>
 298 <LI>Have Sylpheed ask you to clean the trash before it is done.</LI>
 299 <LI>Warn you when exiting Sylpheed when there are still messages
 300 queued to be sent.</LI>
 301 </UL>
 302 </P>
 303 <H2><A NAME="ss8.2">8.2</A> <A HREF="sylpheed.html#toc8.2">Setting up an account/changing an account</A>
 304 </H2>
 305
 306 <P>In order to set up an account in Sylpheed, in the <I>Configuration</I>
 307 menu you select <I>Create new account</I>. If you want to change the
 308 settings of an existing account and this account is the current
 309 one, in the <I>Configuration</I> menu select <I>Preferences for
 310 current account</I>, otherwise select <I>Edit accounts...</I>.
 311 There you select the account you want to change. After that you press
 312 <I>edit</I>. Then a dialog appears in which you can enter or update
 313 the following areas:</P>
 314
 315
 316 <H3><A NAME="Basic"></A> Basic tab</H3>
 317
 318
 319
 320
 321
 322 <P>In the "Basic" tab you name the account. This is to make identifying
 323 the account easier. The name is then used in the <I>Change current account</I>
 324 part of the <I>Configuration</I> menu, or in menu found in the lower
 325 right corner of the main window (used to quickly switch to another account).</P>
 326 <P>Choose a name that tells something about the account, like the
 327 name of the ISP, mailbox or news-server you are setting up.
 328 You can select this account to be the default account ("Usually used").
 329 The default account can also be defined from the <I>Edit accounts</I>
 330 window (toggle the <I>D</I> column next to the account name).</P>
 331 <P>Enter your name and e-mail address, and if you have one, the
 332 organization that you use Sylpheed for.
 333 In the Protocol box you select the type of service that this
 334 account will be using. The flavors you can choose are: <I>POP3 normal</I>,
 335 <I>POP3 APOP auth</I>, <I>IMAP4</I>, <I>NNTP news</I> or <I>None (local)</I>.</P>
 336 <P>For POP3 and IMAP services you can then specify the server where
 337 your mail is stored. Details about this name, and also the name
 338 that goes into the field for <I>SMTP server (send)</I> should be given
 339 to you by your ISP.</P>
 340 <P>For a local unix mailbox, the <I>Server for receiving</I> is disabled,
 341 since the mail will be received for you.</P>
 342 <P>The fields for <I>User ID</I> and <I>Password</I> will also be
 343 disabled for accounts that do no deal with POP3 or IMAP services.
 344 Otherwise you can enter the login name and password for the e-mail
 345 server with your ISP here. Usually these are the same as your login
 346 name and password to access the dial-in service, but this is
 347 not standard. If in doubt, contact the helpdesk of your ISP.</P>
 348
 349 <H3>Passwords:</H3>
 350
 351 <P>The password is not printed in the entry field (replaced by stars) but
 352 is stored in plaintext in the Sylpheed configuration files. The Sylpheed
 353 configuration directory (&nbsp;/.sylpheed) is only readable by 'owner', and
 354 not by 'group' and 'other', do not change these access rights.</P>
 355 <H3><A NAME="Receive"></A> Receive tab</H3>
 356
 357
 358
 359
 360
 361 <P>The <I>Receive</I> tab is only used for POP3 accounts. Here you
 362 specify if the mails that were successfully retrieved should be removed
 363 from the server. You can also tell Sylpheed to get all the
 364 messages there, not only the ones you already received (in case
 365 you leave your messages on the server).
 366 You can choose to leave the messages on the server during a selectable
 367 number of days (then remove them).</P>
 368 <P>You can also define a limit for the size of the messages to
 369 download. Any message bigger than this limit will not be
 370 downloaded.</P>
 371 <P>You can also choose to filter messages on receiving, if not
 372 set, the messages are only filtered when you use the filter
 373 entry of the Tools menu.</P>
 374 <P>The default inbox defines the folder that receives the incoming
 375 (and not filtered) messages for this account.
 376 You can define a different folder as inbox for each of your
 377 accounts.</P>
 378 <P>If the <I>Get all checks for messages on this account</I> is turned
 379 off, when using the <I>Get all</I> menu entry (or toolbar button)
 380 this account will not be checked. To check for new mails for
 381 this account, you must select the account, then use the <I>Get</I>
 382 toolbar button (or menu entry).</P>
 383 <H3><A NAME="Send"></A> Send tab</H3>
 384
 385
 386
 387
 388
 389 <P>In the <I>Send</I> tab you can define the settings that apply
 390 to sending mails.</P>
 391 <P>You can choose to add the date field to the messages you send,
 392 generate a unique message identifier, or add custom header
 393 fields.</P>
 394
 395 <H3>X-face pictures:</H3>
 396
 397 <P>The user defined header field should be set up to contain your
 398 X-face picture.
 399 Thanks to Jeff Dairiki, you can have a complete online course in this.
 400 Visit
 401 <A HREF="http://www.dairiki.org/xface/">this page</A> for the details.</P>
 402 <P>If your SMTP server needs authentication, define the user ID and
 403 password to use in this tab. You can also choose to first authenticate with
 404 POP3 before sending.</P>
 405
 406 <H3><A NAME="Compose"></A> Compose tab</H3>
 407
 408
 409
 410
 411
 412 <P>In the <I>Compose</I> tab you can define your signature file,
 413 choose to always copy someone when sending mails (you can
 414 choose to always copy your boss, or yourself), and define the
 415 Reply-To field for the current account.</P>
 416 <H3><A NAME="Privacy"></A> Privacy tab</H3>
 417
 418 <P>This tab is only available when Sylpheed has been compiled
 419 with GPGME and GNUPG (for signature and encryption).</P>
 420
 421 <P>With this tab you can choose the keys to use when signing
 422 or encrypting mails for this account.</P>
 423 <H3><A NAME="Advanced"></A> Advanced tab</H3>
 424
 425 <P>The Advanced tab contains some settings you normally do
 426 not need to change (unless you really know what you are
 427 doing).</P>
 428
 429
 430
 431
 432 <P>You can change the default SMTP or POP3 ports used when
 433 connecting to your mail server, define a domain name to
 434 use when sending a mail. Some ISP (or mail relays) reject
 435 mails without a valid domain name.</P>
 436 <P>The default folders for the sent messages, drafts and
 437 trash can be defined here. If not changed the current account
 438 will use the default folders.</P>
 439 <H3>Attaching accounts to folders</H3>
 440
 441 <P>Pressing the right mouse button over a folder (in the folder pane),
 442 and selecting the <I>Properties</I> entry will open the folder properties
 443 form. In this form, in the <I>General</I> tab you can see (but not modify)
 444 the folder name and the corresponding directory path (relative to the mail
 445 directory). In the <I>Compose</I> tab:</P>
 446
 447
 448
 449 <P>you can select the account, choose to apply this setting also to
 450 the sub-folders.
 451 You can also force the address used when sending mail (to force a mailing
 452 list address, for example), choose to send a copy of the sent mails
 453 to a list of addresses different from the default one defined for the
 454 selected account.</P>
 455 <H3>Using accounts in the real life</H3>
 456
 457 <P>Accounts can, of course be used to retrieve mails from different ISPs,
 458 separate your personal and professional messages, but also to make your
 459 life easier.
 460 You can define different accounts just to change your address (as sender),
 461 your signature, change the sent folder, etc...
 462 Here is a summary of the account specific settings, feel free to
 463 find your own use for them:</P>
 464 <P>
 465 <UL>
 466 <LI>Sender name, address and organization. Signature, extra header
 467 fields.</LI>
 468 <LI>Leave or remove message from server (usefull for debug).</LI>
 469 <LI>Incoming mails filtering and size limit.</LI>
 470 <LI>Default field (<I>Reply-To</I>:, <I>Cc:</I>, <I>Bcc:</I>).</LI>
 471 <LI><I>Draft</I>, <I>Trash</I> and <I>Sent</I> folders.</LI>
 472 </UL>
 473 </P>
 474 <P>By attaching accounts to folders, you can control all these settings
 475 on a folder basis, but you can also change the <I>To:</I>, <I>Cc:</I>,
 476 <I>Bcc:</I>, and <I>Reply-To:</I> for each folder (overrides the account
 477 settings).</P>
 478
 479 <HR>
 480 <A HREF="sylpheed-9.html">Next</A>
 481 <A HREF="sylpheed-7.html">Previous</A>
 482 <A HREF="sylpheed.html#toc8">Contents</A>
 483 </BODY>
 484 </HTML>