2005-10-03 [paul] 1.9.14cvs67
[claws.git] / doc / manual / en / sylpheed-8.html
2 <html>
3 <head>
4   <meta name="GENERATOR" content="LinuxDoc-Tools 0.9.21">
5   <title>Sylpheed-Claws User's Manual: Sylpheed-Claws configuration</title>
6   <link href="sylpheed-9.html" rel="next">
7   <link href="sylpheed-7.html" rel="previous">
8   <link href="sylpheed.html#toc8" rel="contents">
9 </head>
10 <body>
11 <a href="sylpheed-9.html">Next</a>
12 <a href="sylpheed-7.html">Previous</a>
13 <a href="sylpheed.html#toc8">Contents</a>
14 <hr>
15 <h2><a name="s8">8.</a> <a href="sylpheed.html#toc8">Sylpheed-Claws
16 configuration</a></h2>
17 <p>All the configuration settings of Sylpheed-Claws are accessible from
18 the <i>Configuration</i> menu and consist of common settings <i>(Preferences</i>,
19 <i>Filtering</i>, <i>Template</i>s, <span style="font-style: italic;">Actions,
20 </span>and <span style="font-style: italic;">Plugins</span>) and
21 account specific
22 settings.</p>
23 <p>With Sylpheed-Claws, there is no limit to the number of accounts
24 you can create. You can create new accounts for each of your
25 mail accounts, but also to change the default behaviour of Sylpheed. As
26 folders can be attached to accounts, the account
27 specific part of the configuration automatically change based
28 on the current folder (you can have a different signature when
29 replying to messages from different folders, for example).</p>
30 <h2><a name="ss8.1">8.1</a> <a href="sylpheed.html#toc8.1">Preferences</a>
31 </h2>
32 <p>The Common Preferences, found in the Configuration menu, controls
33 the window layout and the different options of the graphical
34 interface of Sylpheed. Depending on some compile time switches
35 (and on the availability of some extra libraries), some tabs
36 may be included (or not) in your version of Sylpheed. These tabs
37 are not listed here but are described (or will be described) in
38 the sections covering the optional features they control (like the
39 <i>Privacy</i> tab for the GnuPG interface).</p>
40 <h3>Receive tab</h3>
41 <p>In here you can set up how to receive messages.</p>
42 <p>
43 </p>
44 <ul>
45   <li>You can define a special program to pick up messages from the
46 default unix mailbox. Usually this is not used.</li>
47   <li><i>Autocheck new mail</i>. When you check this option, Sylpheed
48 will check if there is new mail on the set interval.</li>
49   <li><i>Check new mail on startup</i> means that Sylpheed-Claws will
50 immediately look for new mail on all the selected accounts when it
51 loads.</li>
52   <li><i>Update all local folders after incorporation</i> is used to
53 force scanning of all folders after getting new mail. Used when you
54 have external programs putting new mails in folders.</li>
55   <li><span style="font-style: italic;">Show receive dialog</span>
56 allows you to remove the window displayed when retrieving mails, which
57 can get in your way if retrieval happens where you're composing a mail,
58 for example.</li>
59   <li><span style="font-style: italic;">Don't popup error dialog </span>is
60 used to specify when to show errors. The advantage of not showing
61 errors on automatic retrieval, for example, is that it doesn't block
62 until you click Ok afterwards.</li>
63   <li><span style="font-style: italic;">Close receive dialog when
64 finished</span> does what it says :)</li>
65   <li><span style="font-style: italic;">Run command when new mail
66 arrives</span> allows you to specify some command to run after
67 incorporation. You can </li>
68 </ul>
69 <h3>Send tab</h3>
70 <p>In here you can set up how to send messages.</p>
71 <p>
72 </p>
73 <ul>
74   <li>The sent messages can be saved in the outbox (<i>Sent</i>
75 folder), the name of the outbox folder can be specified
76 for each account (see the account setting section).</li>
77   <li>If you want to be asked for confirmation when you click Send, you
78 can check <span style="font-style: italic;">Confirm before sending
79 queued messages.</span> This avoids sending by mistake.</li>
80   <li>For the same reasons as the receive dialog, you can choose to
81 hide the <span style="font-style: italic;">send dialog.</span></li>
82   <li>The outgoing codeset selection can be changed to force
83 the definition of the character set used in sent mails.
84 The default and recommended value is <i>automatic</i>,
85 so Sylpheed-Claws determines the codeset when sending each
86 message. This can be overriden in each message.</li>
87   <li>You can also force the transfer encoding, in case you use an SMTP
88 server known for breaking plain text emails...</li>
89 </ul>
90 <p></p>
91 <h3>Compose tab</h3>
92 <p>Controls the composition window's behaviour..</p>
93 <p>
94 </p>
95 <ul>
96   <li>In the <span style="font-style: italic;">Writing </span>sub-tab,
97 you can choose various defaults when replying, and whether you want to
98 automatically save composed mails from time to time. If <i>Automatically
99 select account(...)</i> is set,
100 the account used when replying to a message is automatically
101 selected based on the folder the original message is in (as you
102 were already told, accounts can be attached to folders).
103   </li>
104   <li>In the <span style="font-style: italic;">Quoting<span
105  style="text-decoration: underline;"><span
106  style="text-decoration: underline;"><span style="font-style: italic;"></span></span></span></span>
107 sub-tab, you can choose what the predefined contents of the reply
108 window will look like.</li>
109   <li>In the <span style="font-style: italic;">Wrapping</span>
110 sub-tab, you can choose how you prefer the editor to behave. <span
111  style="font-style: italic;">Wrap on input</span> automatically puts
112 line breaks after the wrap width has been reached, <span
113  style="font-style: italic;">wrap before sending</span> does it once
114 before sending; <span style="font-style: italic;">Wrap quotation</span>
115 reworks the included quotations so that they're not too wide, but don't
116 look broken either. <span style="font-style: italic;">Wrap pasted text</span>
117 lets you specify if you want what you paste from elsewhere to be
118 wrapped or not.</li>
119 </ul>
120 <br>
121 <p></p>
122 <h3>Message view tab</h3>
123 <p>In here you can control the message display options of Sylpheed.</p>
124 <p>
125 </p>
126 <ul>
127   <li><span style="font-style: italic;">Text options:</span></li>
128   <ul>
129     <li><span style="font-style: italic;">Display header pane </span>adds
130 a static header to the message with the most important informations
131 like <span style="font-style: italic;">From, To, Subject</span>.</li>
132   </ul>
133   <ul>
134     <li><span style="font-style: italic;">Display short headers</span>
135 adds that directly in the body, where it can be selected and quoted.
136 You can also <span style="font-style: italic;">Edit</span> the headers
137 you want included.</li>
138   </ul>
139   <ul>
140     <li><span style="font-style: italic;">Render HTML messages as text</span>
141 strips the HTML messages some people send to their bare contents, <br>
142     </li>
143     <li>making them readable.</li>
144   </ul>
145   <li><span style="font-style: italic;">Colors </span>lets you define
146 the colors you prefer for various colored parts of the interface.</li>
147   <li><span style="font-style: italic;">Image viewer </span>sets the
148 defaults for viewing images (display them or not, scaled or not).</li>
149   <li><span style="font-style: italic;">External programs </span>lets
150 you specify what should be used to open links, texts, images, etc.</li>
151 </ul>
152 <h3>Display tab</h3>
153 <p>In here you can the general appearance of Sylpheed.</p>
154 <p>
155 </p>
156 <ul>
157   <li><span style="font-style: italic;">Summaries:</span></li>
158   <ul>
159     <li><span style="font-style: italic;"><span
160  style="font-style: italic;">Translate header names</span></span>
161 localizes headers like From, To, ...</li>
162     <li><span style="font-style: italic;">Display unread number next to
163 folder </span>puts the number of unread mails in the folder name,
164 allowing you to see them even without the dedicated columns.</li>
165     <li><span style="font-style: italic;">Display sender using address
166 book</span> uses the name stored in your address book rather than the
167 one specified in the email, matching on the email address. <span
168  style="font-style: italic;">Warning</span>, this feature slows down
169 opening of big folders, especially with a big addressbook.</li>
170     <li><span style="font-style: italic;">Thread using subject</span>
171 tries to put messages with a similar subject in the corresponding
172 thread, even if the References headers are not present. Useful when
173 dealing with broken MUAs.</li>
174     <li><span style="font-style: italic;">Set displayed columns</span>
175 is the same as the <span style="font-style: italic;">View/Set
176 displayed columns </span>items.</li>
177     <li><span style="font-style: italic;">Always open message when
178 selected</span> displays messages unconditionnaly (without having to
179 click it or hit space).</li>
180     <li><span style="font-style: italic;">Only mark message as read
181 when opened in new window</span> allows you to sneak through unread
182 mails while leaving them unread, in order to handle them later.</li>
183     <li><span style="font-style: italic;">Go to inbox after receiving
184 new mail</span> puts Sylpheed-Claws back in Inbox after you got mail, leaving
185 the current folder.</li>
186     <li><span style="font-style: italic;">Execute immediately</span>
187 allows you to perform moves and copies immediately, or later when you
188 choose to Execute.</li>
189     <li><span style="font-style: italic;">When entering a folder</span>
190 specifies what to do: nothing (selects the last mail), first new or
191 unread (selects the first new, or unread if there's no new, message),
192 first unread or new (the contrary).</li>
193     <li><span style="font-style: italic;">Show no unread or new message
194 dialog</span> allows you to get more control on what sylpheed does when
195 you reach the last unread mail in the folder.</li>
196   </ul>
197   <li><span style="font-style: italic;">Fonts: </span>You can change
198 the font used to display the messages. Pressing
199 the button next to the font name field will open the font selection
200 window, then you can select among all the available fonts.<span
201  style="font-style: italic;"></span></li>
202   <li><span style="font-style: italic;">Themes: </span>Lets you change
203 the theming of Sylpheed-Claws, that is, the set of icons. You can also
204 download and install new themes from there.</li>
205 </ul>
206 <p></p>
207 <h3>Customize Toolbars tab</h3>
208 <p>This tab lets you choose what to display in your toolbars (the main
209 window, the message window and the compose window have toolbars. From
210 the upper part of the page, you can choose an icon, associate a text to
211 it, and choose which event to perform when clicked. In the lower part
212 of the page, you see the buttons displayed in the current toolbar, you
213 can add and delete them, and change their order.<br>
214 </p>
215 <ul>
216 </ul>
217 <p></p>
218 <h3>Plugins tab</h3>
219 <p>The plugins tab controls the various plugins preferences. For
220 example, the pgpcore plugin which brings the crypto operations to
221 Sylpheed-Claws can be configured to automatically check signatures,
222 store passphrase or not, and more.</p>
223 <p></p>
224 <h3>Other tab</h3>
225 <p>The other tab contains the settings that does not fit the
226 previous categories.</p>
227 <p>
228 </p>
229 <ul>
230   <li><i>Add address to destination (...)</i> when selected,
231 double clicking an e-mail address (in the address book,
232 when the composition window is opened) can be used to add this address
233 to the <i>To:</i> field.</li>
234   <li>Confirming if you want to exit Sylpheed-Claws (or just exit quietly).</li>
235   <li>Cleaning the trash when exiting Sylpheed.</li>
236   <li>Have Sylpheed-Claws ask you to clean the trash before it is done.</li>
237   <li>Warn you when exiting Sylpheed-Claws when there are still messages
238 queued to be sent.</li>
239 </ul>
240 <p></p>
241 <h2><a name="ss8.2">8.2</a> <a href="sylpheed.html#toc8.2">Setting up
242 an account/changing an account</a>
243 </h2>
244 <p>In order to set up an account in Sylpheed-Claws, in the <i>Configuration</i>
245 menu you select <i>Create new account</i>. If you want to change the
246 settings of an existing account and this account is the current
247 one, in the <i>Configuration</i> menu select <i>Preferences for
248 current account</i>, otherwise select <i>Edit accounts...</i>.
249 There you select the account you want to change. After that you press <i>edit</i>.
250 Then a dialog appears in which you can enter or update the following
251 areas:</p>
252 <h3><a name="Basic"></a> Basic tab</h3>
253 <p>In the "Basic" tab you name the account. This is to make identifying
254 the account easier. The name is then used in the <i>Change current
255 account</i>
256 part of the <i>Configuration</i> menu, or in menu found in the lower
257 right corner of the main window (used to quickly switch to another
258 account).</p>
259 <p>Choose a name that tells something about the account, like the name
260 of the ISP, mailbox or news-server you are setting up. You can select
261 this account to be the default account ("Set as default").
262 The default account can also be defined from the <i>Edit accounts</i>
263 window (toggle the <i>D</i> column next to the account name).</p>
264 <p>Enter your name and e-mail address, and if you have one, the
265 organization that you use Sylpheed-Claws for.
266 In the Protocol box you select the type of service that this account
267 will be using. The flavors you can choose are: <i>POP3</i><i></i>, <i>IMAP4</i>,
268 <span style="font-style: italic;">News (NNTP)</span><i></i> , <span
269  style="font-style: italic;">Local mbox file, </span>or<i>None (SMTP
270 only)</i>.</p>
271 <p>For POP3 and IMAP services you can then specify the server where
272 your mail is stored. Details about this name, and also the name that
273 goes into the field for <i>SMTP server (send)</i> should be given to
274 you by your ISP.</p>
275 <p>For a local unix mailbox, the <i>Server for receiving</i> is
276 disabled, since the mail will be received for you.</p>
277 <p>The fields for <i>User ID</i> and <i>Password</i> will also be
278 disabled for accounts that do no deal with POP3, IMAP or News services.
279 Otherwise you can enter the login name and password for the&nbsp;
280 server with your ISP here. Usually these are the same as your login
281 name and password to access the dial-in service, but this is not
282 standard. If in doubt, contact the helpdesk of your ISP.</p>
283 <h3>Passwords:</h3>
284 <p>The password is not printed in the entry field (replaced by stars)
285 and
286 is stored with a little obfuscation in the Sylpheed-Claws configuration
287 files. The
288 Sylpheed
289 configuration directory (&nbsp;/.sylpheed) is only readable by 'owner',
290 and
291 not by 'group' and 'other', do not change these access rights. Do not
292 consider the password safe if you aren't the administrator of the
293 machine either - this goes for every software by the way.<br>
294 </p>
295 <h3><a name="Receive"></a> Receive tab</h3>
296 <p>The <i>Receive</i> tab is only used for POP3, IMAP and News
297 accounts. <br>
298 </p>
299 <p>For POP3, you
300 specify if the mails that were successfully retrieved should be removed
301 from the server. You can also tell Sylpheed-Claws to get all the messages
302 there, not only the ones you already received (in case you leave your
303 messages on the server).
304 You can choose to leave the messages on the server during a selectable
305 number of days (then remove them).<br>
306 You can also define a limit for the size of the messages to
307 download. Any message bigger than this limit will be&nbsp;
308 downloaded up to the limit, and you'll be able to get the rest of it
309 via the message view (or not get it).</p>
310 <p>For IMAP4, you can choose which kind of authentication to use (ask
311 your ISP, or try Automatic). <br>
312 </p>
313 <p>For News, you can choose what is the maximum numbers of new messages
314 to download.</p>
315 <p>You can also choose to filter messages on receiving, if not
316 set, the messages are only filtered when you use the filter
317 entry of the Tools menu.</p>
318 <p>The default inbox defines the folder that receives the incoming
319 (and not filtered) messages for this account.
320 You can define a different folder as inbox for each of your
321 accounts.</p>
322 <p>If the <i>Get all checks for messages on this account</i> is turned
323 off, when using the <i>Get all</i> menu entry (or toolbar button)
324 this account will not be checked. To check for new mails for
325 this account, you must select the account, then use the <i>Get</i>
326 toolbar button (or menu entry).</p>
327 <h3><a name="Send"></a> Send tab</h3>
328 <p>In the <i>Send</i> tab you can define the settings that apply to
329 sending mails.</p>
330 <p>You can choose to add the date field to the messages you send,
331 generate a unique message identifier, or add custom header
332 fields.</p>
333 <h3>X-face pictures:</h3>
334 <p>The user defined header field should be set up to contain your
335 X-face picture.
336 Thanks to Jeff Dairiki, you can have a complete online course in this.
337 Visit <a href="http://www.dairiki.org/xface/">this page</a> for the
338 details.</p>
339 <p>If your SMTP server needs authentication, define the user ID and
340 password to use in this tab. You can also choose to first authenticate
341 with
342 POP3 before sending if the receiving server is POP3.</p>
343 <h3><a name="Compose"></a> Compose tab</h3>
344 <p>In the <i>Compose</i> tab you can define your signature file,
345 choose to always copy someone when sending mails (you can
346 choose to always copy your boss, or yourself), and define the
347 Reply-To field for the current account.</p>
348 <h3><a name="Privacy"></a> Privacy tab</h3>
349 <p>This tab is only available when Sylpheed-Claws has been compiled
350 with GPGME and GNUPG (for signature and encryption).</p>
351 <p>With this tab you can choose the keys to use when signing
352 or encrypting mails for this account, whether you want your messages to
353 be signed by default, etc.</p>
354 <h3><a name="SSL"></a> SSL tab</h3>
355 <p>This tab is only available when Sylpheed-Claws has been compiled
356 with openSSL.</p>
357 <p>With this tab you can choose whether to use SSL on the receiving and
358 sending servers. STARTTLS is used to connect to the normal, unencrypted
359 port, and to start encryption later. This is not supported by all
360 servers, but can be handy for passing misconfigured firewalls.</p>
361 <p></p>
362 <h3><a name="Advanced"></a> Advanced tab</h3>
363 <p>The Advanced tab contains some settings you normally do
364 not need to change (unless you really know what you are
365 doing).</p>
366 <p>You can change the default SMTP or POP3 ports used when
367 connecting to your mail server, define a domain name to
368 use when sending a mail. Some ISP (or mail relays) reject
369 mails without a valid domain name.</p>
370 <p>The default folders for the sent messages, drafts and
371 trash can be defined here. If not changed the current account
372 will use the default folders.</p>
373 <h3>Attaching accounts to folders</h3>
374 <p>Pressing the right mouse button over a folder (in the folder pane),
375 and selecting the <i>Properties</i> entry will open the folder
376 properties
377 form. In this form, in the <i>General</i> tab you can see (but not
378 modify)
379 the folder name and the corresponding directory path (relative to the
380 mail
381 directory). In the <i>Compose</i> tab:</p>
382 <p>you can select the account, choose to apply this setting also to
383 the sub-folders.
384 You can also force the address used when sending mail (to force a
385 mailing
386 list address, for example), choose to send a copy of the sent mails
387 to a list of addresses different from the default one defined for the
388 selected account.</p>
389 <h3>Using accounts in the real life</h3>
390 <p>Accounts can, of course be used to retrieve mails from different
391 ISPs,
392 separate your personal and professional messages, but also to make your
393 life easier.
394 You can define different accounts just to change your address (as
395 sender),
396 your signature, change the sent folder, etc...
397 Here is a summary of the account specific settings, feel free to
398 find your own use for them:</p>
399 <p>
400 </p>
401 <ul>
402   <li>Sender name, address and organization. Signature, extra header
403 fields.</li>
404   <li>Leave or remove message from server (usefull for debug).</li>
405   <li>Incoming mails filtering and size limit.</li>
406   <li>Default field (<i>Reply-To</i>:, <i>Cc:</i>, <i>Bcc:</i>).</li>
407   <li><i>Draft</i>, <i>Trash</i> and <i>Sent</i> folders.</li>
408 </ul>
409 <p></p>
410 <p>By attaching accounts to folders, you can control all these settings
411 on a folder basis, but you can also change the <i>To:</i>, <i>Cc:</i>,
412 <i>Bcc:</i>, and <i>Reply-To:</i> for each folder (overrides the
413 account
414 settings).</p>
415 <hr>
416 <a href="sylpheed-9.html">Next</a>
417 <a href="sylpheed-7.html">Previous</a>
418 <a href="sylpheed.html#toc8">Contents</a>
419 </body>
420 </html>