2005-09-07 [colin] 1.9.14cvs6
[claws.git] / doc / manual / en / sylpheed-6.html
2 <html>
3 <head>
4   <meta name="GENERATOR" content="LinuxDoc-Tools 0.9.21">
5   <title>Sylpheed-Claws User's Manual: The menu options of Sylpheed.</title>
6   <link href="sylpheed-7.html" rel="next">
7   <link href="sylpheed-5.html" rel="previous">
8   <link href="sylpheed.html#toc6" rel="contents">
9 </head>
10 <body>
11 <a href="sylpheed-7.html">Next</a>
12 <a href="sylpheed-5.html">Previous</a>
13 <a href="sylpheed.html#toc6">Contents</a>
14 <hr>
15 <h2><a name="s6">6.</a> <a href="sylpheed.html#toc6">The menu options
16 of Sylpheed-Claws.</a></h2>
17 <p>The menu in Sylpheed-Claws is the primary entry to all the things you can
18 do with Sylpheed. The menu structure gives you following options:</p>
19 <h2><a name="ss6.1">6.1</a> <a href="sylpheed.html#toc6.1">File menu</a>
20 </h2>
21 <p>
22 </p>
23 <ul>
24   <li><i>Add mailbox:</i> this option lets you add a new MH
25 mail-directory. It will generate IN, OUT, QUEUE, DRAFT and TRASH
26 mailfolders inside the new mailbox. If the relevant plugins are
27 installed, you'll be able to create Mbox or Maildir mail-directories.<br>
28   </li>
29   <li><i>Change folder order:</i> lets you choose the order in which
30 the mailboxes are displayed. By default, it's alphabetically.</li>
31   <li><i>Import mbox file...:</i> lets you import an mbox file (like
32 created by Pine) into an MH mailbox.</li>
33   <li><i>Export to mbox file:</i> lets you export an MH mailbox to an
34 mbox file.</li>
35   <li><i>Export selected to mbox file:</i> lets you export the
36 currently selected mails to an mbox file.</li>
37   <li><i>Empty all Trash folders:</i> obviously, this will empty the
38 trash folder.</li>
39   <li><i>Save as:</i> lets you save the selected e-mail to a plain
40 textfile on disk.</li>
41   <li><i>Print:</i> lets you print the selected e-mail to a printer or
42 pdf file.</li>
43   <li><span style="font-style: italic;">Work offline: </span>switches
44 between online and offline mode. When offline, no network connections
45 are done without asking you first. </li>
46   <li><i>Exit:</i> ends Sylpheed.</li>
47 </ul>
48 <p></p>
49 <h2><a name="ss6.2">6.2</a> <a href="sylpheed.html#toc6.2">Edit menu</a>
50 </h2>
51 <p>
52 </p>
53 <ul>
54   <li><i>copy:</i> lets you copy the selected text to a buffer, from
55 where you can paste it into a different place. Shortcut: Ctrl-C</li>
56   <li><i>select all:</i> selects all the text in the current window.
57 Shortcut: Ctrl-A</li>
58   <li><i>select thread:</i> selects all the messages of the current
59 thread.</li>
60   <li><i>Find in current message:</i> searches a string in the current
61 message.
62 Shortcut: Ctrl-F</li>
63   <li><i>search folder:</i> searches a message based on its To, From,
64 Subject
65 header fields or body content. Start searching from the selected
66 message, in the selected folder. Shortcut: Shift-Ctrl-F</li>
67   <li><span style="font-style: italic;">quick search:</span> Gives the
68 focus to the quick search text box, and shows it if necessary. Quick
69 search is a powerful way to search for mails based on about any field
70 you can think of. Shortcut: /</li>
71 </ul>
72 <p></p>
73 <h2><a name="ss6.3">6.3</a> <a href="sylpheed.html#toc6.3">View menu</a>
74 </h2>
75 <p>The view menu allows you to change the way that Sylpheed-Claws appears.
76 You can set different windows separately (folder view, messages etc.),
77 enable or disable the statusbar and so on.
78 It contains also the commands to toggle the display of some parts
79 of the current message, or sort the messsages in the selected folder
80 based on different attributes.</p>
81 <p>
82 </p>
83 <ul>
84   <li><i>Show or hide:</i> let you control the parts of the Sylpheed
85 user interface you want to display.
86     <ul>
87       <li><i>Folder tree:</i> not implemented yet</li>
88       <li><i>Message view:</i> show or hide the message pane. When
89 hidden, the
90 messages are displayed in a separate window. To read a message
91 double click in the summary pane. The message is then opened in
92 a new window. You can close this new window by pressing the escape
93 key.</li>
94       <li><i>Toolbar:</i> sets how you want to see the toolbar. Icons
95 and text, one of these, or none.
96         <ul>
97           <li><i>Icon and Text:</i> show icons and text in the toolbar.</li>
98           <li><i>Icon:</i> only displays the icons, does not display
99 the text
100 below them.</li>
101           <li><i>Text:</i> only the text, hides the icons.</li>
102           <li><i>None:</i> hides the toolbar.</li>
103         </ul>
104       </li>
105       <li><i>Status bar:</i> show it or hide it.</li>
106     </ul>
107   </li>
108   <li><i>Separate folder tree:</i> selects between having the folder
109 tree attached to the main window, or floating separately.</li>
110   <li><i>Separate message view:</i> selects between having the selected
111 message in the summary pane attached to the main window, or floating
112 separately.</li>
113   <li><i>Sort:</i> controls the way the messages are sorted in the
114 selected
115 folder. Each option sorts the messages in descending order (the
116 bigger one being on the top of the summary pane), and can be
117 reversed by selecting the same menu entry a second time (each
118 time you select the same menu entry the order is reversed).
119     <ul>
120       <li><i>Sort by number:</i> sort the message based on their MH
121 number.</li>
122       <li><i>Sort by size:</i> sort the message on their size.</li>
123       <li><i>Sort by date:</i> sort the messages based on their date.</li>
124       <li><i>Sort by from:</i> the messages are sorted by their sender
125 address
126 (From field, sorted alphabetically).</li>
127       <li><i>Sort by recipient:</i> the messages are sorted by their
128 recipient
129 (sorted alphabetically).</li>
130       <li><i>Sort by subject:</i> the messages are sorted by their
131 subject
132 (sorted alphabetically).</li>
133       <li><i>Sort by color label:</i> sort the messages based on their
134 color.
135 Read the context menu description below to find how to assign
136 colors to messages.</li>
137       <li><i>Sort by mark:</i> separate marked and unmarked messages.
138 Read the context menu description below to find how to mark messages.</li>
139       <li><i>Sort by unread:</i> separate read and unread messages.</li>
140       <li><i>Sort by attachment:</i> separate messages with and without
141 attachment.</li>
142       <li><i>Don't sort:</i> do not sort the messages.</li>
143       <li><i>Ascending:</i> sort the messages in ascending order. If
144 the field used
145 to sort the messages is displayed in the summary view, a little
146 arrow on the right side of the corresponding summay column header
147 reflects the sort order you select from the menu.</li>
148       <li><i>Descending:</i> sort the messages in descending order.</li>
149       <li><i>Attract by subject:</i> move close to each other the
150 messages
151 having the same subject (or a close subject).</li>
152     </ul>
153   </li>
154   <li><i>Thread view:</i> turn the threaded view on or off. When turned
155 on the
156 messages of the same thread (the same discussion generated by replying
157 to each other mail) are grouped as a tree representing the discussion
158 flow. Each reply being linked to its orignal message. Each branch can
159 be open or closed by using the small plus or minus sign next to it.
160 The threads are based on the In-Reply-To and Reference fields of the
161 mail header, so never start a new conversation by replying to an
162 old message, this will add your new mail to the old unrelated thread.
163 Shortcut: Ctrl-T</li>
164   <li><i>Expand all threads:</i> if the threaded view is selected,
165 expand all the
166 threads in the opened folder.</li>
167   <li><i>Collapse all threads:</i> if the threaded view is selected,
168 collapse all the
169 threads in the opened folder.</li>
170   <li><i>Set displayed columns:</i> <br>
171   </li>
172   <ul>
173     <li><span style="font-style: italic;">in Folder list: </span>use
174 it to change the list of items to display
175 in the folder view. This setting can also be changed through
176 the common preferences.</li>
177     <li><span style="font-style: italic;">in Message list: </span>use
178 it to change the list of items to display
179 in the summary view. This setting can also be changed through
180 the common preferences.</li>
181   </ul>
182   <li><i>Go to:</i> use it to navigate from message to message based on
183 the
184 sub-menu criterias.
185     <ul>
186       <li><i>Prev. message:</i> go to the previous message in the
187 current
188 folder.
189 Shortcut: P</li>
190       <li><i>Next message:</i> go to the next message in the current
191 folder.
192 Shortcut: N</li>
193       <li><i>Prev. unread:</i> go to the previous unread message.
194 Shortcut: Shift-P</li>
195       <li><i>Next unread:</i> go to the next unread message.
196 Shortcut: Shift-N</li>
197       <li><i>Prev. new:</i> go to the previous new message.</li>
198       <li><i>Next new:</i> go to the next new message.</li>
199       <li><i>Prev. marked:</i> go to the previous marked message.</li>
200       <li><i>Next marked:</i> go to the next marked message.</li>
201       <li><i>Prev. labeled:</i> go to the previous labeled message.</li>
202       <li><i>Next labeled:</i> go to the next labeled message.</li>
203       <li><i>Other folder:</i> change the current folder. Opens a new
204 window
205 with the folder tree, and open the selected folder.</li>
206     </ul>
207   </li>
208   <li><i>Character encoding:</i> allows you to select what codeset you
209 want to use for your e-mails. This codeset will be used when viewing
210 mails.
211 The auto-detect option let Sylpheed-Claws automatically detect the
212 character set based on the content of the messages.</li>
213   <li><span style="font-style: italic;">Decode: </span>Forces the
214 decoding of broken emails, for example some mail bots send out
215 quoted-printable mails without advertising it. </li>
216   <li><i>Open in new window:</i> open the selected message in a new
217 window.
218 This new window can be closed by pressing the escape key.
219 Shortcut: Ctrl-Alt-N</li>
220   <li><i>Message source:</i> opens a new window and display the
221 complete
222 source of the message in it (without any formatting and with
223 all the header fields).
224 Shortcut: Ctrl-U</li>
225   <li><i>Show all header:</i> toggles on and off the display of the
226 complete
227 message header.
228 Shortcut: Ctrl-H</li>
229   <li><i>Update summary:</i> update the Sylpheed-Claws window.
230 Shortcut: Ctrl-Alt-U</li>
231 </ul>
232 <p></p>
233 <h2><a name="ss6.4">6.4</a> <a href="sylpheed.html#toc6.4">Message menu</a>
234 </h2>
235 <p>Here you find the following options:</p>
236 <p>
237 </p>
238 <ul>
239   <li><i>Receive:</i> <br>
240   </li>
241   <ul>
242     <li><span style="font-style: italic;">Get from current account: </span>this
243 will collect all new mail for your selected&nbsp; account (set from the
244 lower right-hand corner of the window)<br>
245     </li>
246   </ul>
247   <ul>
248     <li><i>Get from all accounts:</i> Sylpheed-Claws will poll all enabled
249 accounts for new mail.
250 Shortcut: Shift-Ctrl-I</li>
251   </ul>
252   <ul>
253     <li><i>Cancel receiving:</i> stop the new mails reception</li>
254     <li><span style="font-style: italic;">The list of your accounts:</span>
255 this will collect all new mail for the chosen account.</li>
256   </ul>
257   <li><i>Send queued messages:</i> all the messages that you put into
258 the "Queue" folder will now be sent off.</li>
259   <li><i>Compose an email message:</i> allows you to write a new e-mail
260 message.
261 Shortcut: Ctrl-M</li>
262   <li><i>Compose a news message:</i> allows you to write a new news
263 message.</li>
264   <li><i>Reply:</i> an e-mail message will be created with the sender
265 of the selected message in the summary pane as recipient, or the
266 mailing-list the mail was sent to. Depending on the settings, your
267 signature will be added to the mail, and the original mail text will be
268 quoted.
269 If a part of the original mail is selected, only this
270 part will be quoted in the reply.
271 Shortcut: Ctrl-R</li>
272   <li><i>Reply to</i>
273     <ul>
274       <li><i>all:</i> as Reply, but the recipients will be all e-mail
275 addresses in the original messages (including the ones in the cc:
276 part).
277 Shortcut: Shift-Ctrl-R</li>
278       <li><i>sender:</i> reply to sender, even if the mail was sent to
279 a mailing-list.</li>
280       <li><i>Mailing list:</i> reply to the mailing list. To use
281 when replying to a mailing list (unless you want to reply
282 only to the poster of the message).
283 Shortcut: Ctrl-L</li>
284     </ul>
285   </li>
286   <li><span style="font-style: italic;">Follow-up and reply to:</span>
287 Used for news messages, this allows you to post your answer to both the
288 newsgroup and the sender you reply to.</li>
289   <li><i>Forward:</i> a message will be created with the original
290 message in the summary pane as text. You can then enter a recipient
291 e-mail address, edit the text if you want, and send it.
292 Shortcut: Ctrl-Alt-F</li>
293   <li><i>Redirect:</i> re-send the selected message to someone else.
294 Compared
295 to a forward, the message is not marked as forwarded, and the sender
296 is the original mail sender. Also, the mail is not editable.<br>
297   </li>
298   <li><i>Move:</i> lets you move the message to a different folder. You
299 can select the destination folder from a browse-window.</li>
300   <li><i>Copy:</i> as Move, only that the message is copied to the new
301 folder, instead of moved.
302 Shortcut: Shift-Ctrl-O</li>
303   <li><i>Move to trash:</i> lets you put the message that is selected
304 in the summary pane in the trash.
305 Shortcut: Ctrl-D</li>
306   <li><i>Delete:</i> lets you delete the message that is selected in
307 the summary pane, without putting it in the trash.</li>
308   <li><span style="font-style: italic;">Cancel a news message:</span>
309 lets you send a cancel to one of the posts you sent in a newsgroup.</li>
310   <li><i>Mark:</i> Gives a submenu: <i>Mark/Unmark/Mark as read/Unmark
311 as read</i>. When you mark messages, you can do a specific action (e.g.
312 move, delete) on all of the marked messages. You can unmark messages
313 that you mistakenly marked. The other options do as they say, they mark
314 or unmark a message as read, and <span style="font-style: italic;">mark
315 all read</span>, marks all the messages
316 of the current folder as read.</li>
317   <li><i>Re-edit:</i> lets you open all already sent message in
318 edition mode to re-send it.</li>
319 </ul>
320 <p></p>
321 <p>A note on functions like Move, Copy and Delete: if you did not
322 specify to execute the commands immediately (in the configuration), you
323 will have to select the <i>Execute</i> command. This is a button in
324 the toolbar, and can also be found in the Tools menu.</p>
325 <h2><a name="ss6.5">6.5</a> <a href="sylpheed.html#toc6.5">Tools menu</a>
326 </h2>
327 <p>In the Tools menu are grouped the filters control, address book
328 access, log window control, and various utilities.</p>
329 <p>
330 </p>
331 <ul>
332   <li><i>Address book:</i> opens the address book window.
333 Shortcut: Shift-Ctrl-A</li>
334   <li><i>Add sender to address book:</i> adds the sender of the
335 selected
336 message to one of your address books. When selected a window
337 opens to let you select the target address book.</li>
338   <li><span style="font-style: italic;">Harvest addresses:</span> <br>
339   </li>
340   <ul>
341     <li><span style="font-style: italic;">from Folder:&nbsp; </span>adds
342 the addresses of the senders of all mails in the displayed folder.</li>
343     <li><span style="font-style: italic;">from Messages:</span> adds
344 the addresses of the senders of selected emails.</li>
345   </ul>
346   <li><i>Filter all messages in folder:</i> apply the filter rules to
347 all the messages
348 of the displayed folder.</li>
349   <li><i>Filter selected messages:</i> apply the filter rules to the
350 selected messages
351 of the displayed folder.</li>
352   <li><i>Create filter rule:</i> create a new filter rule based on the
353 selected message.
354     <ul>
355       <li><i>Automatically:</i> open the filter rules creation window
356 to define a new rule.</li>
357       <li><i>By From:</i> opens the filter rules creation window and
358 fills the filter settings fields to build a filter based
359 on the sender of the selected message.</li>
360       <li><i>By To:</i> opens the filter rules creation window and
361 fills the filter settings fields to build a filter based
362 on the receiver of the selected message.</li>
363       <li><i>By Subject:</i> opens the filter rules creation window and
364 fills the filter settings fields to build a filter based
365 on the subject of the selected message.</li>
366     </ul>
367   </li>
368   <li><span style="font-style: italic;">Create processing rule:</span>
369 Same as above, but processing rules' scope is only for the folder, not
370 on incorporation. (See <a href="#ss6.6">6.6</a> for more information
371 on filtering, processing etc).</li>
372   <li><i>Actions:</i> this menu is empty until you define some actions
373 (see the
374 configuration menu description).</li>
375   <li><span style="font-style: italic;">Check for new messages in all
376 folders:</span> Scans all folders for new mail.</li>
377   <li><i>Delete duplicated messages:</i> This will remove messages from
378 the active folder that were sent twice to you. For example you received
379 a message directly and through a mailing list at the same time.</li>
380   <ul>
381     <li><span style="font-style: italic;">In selected folder </span>does
382 so only for the displayed folder, whereas</li>
383     <li><span style="font-style: italic;">In all folders</span> cleans
384 your entire mailboxes.</li>
385   </ul>
386   <li><i>Execute:</i> execute all the pending move, delete, and copy
387 commands.
388 Only if execute immediately is off in the common preferences.
389 Shortcut: X</li>
390   <li><span style="font-style: italic;">SSL Certificate: </span>lets
391 you view and delete all the SSL certificates you accepted.</li>
392   <li><i>Log window:</i> opens the log window. In the log window, you
393 can see what Sylpheed-Claws is doing. Keeping track of things in that way is
394 very good when you suspect there is something wrong. You can paste the
395 info of the log window into an e-mail and send it to the developer or
396 the mailing list.
397 Shortcut: Shift-Ctrl-L</li>
398 </ul>
399 <p></p>
400 <h2><a name="ss6.6">6.6</a> <a href="sylpheed.html#toc6.6">Configuration
401 menu</a>
402 </h2>
403 <p>In the Configuration menu, clearly, you can set up Sylpheed-Claws
404 the way you want it to work and react.</p>
405 <p>
406 </p>
407 <ul>
408   <li><i>Change current account:</i> here you can select what account
409 you want to use, to write a message.
410 If you have enabled the status bar (in the view menu),
411 the name of the current account is shown in the bottom
412 right corner of the Sylpheed-Claws window (in the status bar)
413 and can be changed by a click on it (then a menu appears
414 and lists all your accounts).</li>
415   <li><i>Preferences for current account:</i> here you can set the
416 specifics for the account you are currently using. Should mail be
417 deleted after fetching, what is the server it comes from, etc.
418 Basically it is the same dialog form as shown in setting up a new
419 account.</li>
420   <li><i>Create new account:</i> here you name the account (each
421 account has a recognizable name), you set up your name and e-mail
422 address etc. You set up the type of server you access (POP4, IMAP4,
423 local mailbox, NNTP) and where the downloaded messages have to go
424 (default folder is the inbox). In the RECEIVE tab you select or
425 unselect options, in SEND you can set up how to send your messages. In
426 COMPOSE you can point to a specific signature file, and in ADVANCED you
427 can set up alternate ports for the server, if these exist. The PRIVACY
428 tab exists if the GPG plugin(s) are available, where you can specify
429 things like whether you always want to sign your messages. The SSL tab
430 exists if openssl support is available, and you can choose here to use
431 SSL for sending and/or receiving email, for an increased security.</li>
432   <li><i>Edit accounts:</i> here you can select one of the accounts you
433 created, from a list, and edit the information about them. Note that
434 you cannot edit an account for which you are writing a message at the
435 same time. This to ensure data integrity.</li>
436   <li><i>Preferences:</i> in this option you will be presented a dialog
437 in which you can select a number of tabs. Each tab represents a
438 specific set of settings in Sylpheed. In the next chapter, these dialog
439 options are explained in more detail.</li>
440   <li><span style="font-style: italic;">Pre-processing:</span> these
441 are processing rules shared by all folders, and executed before each
442 folder's private processing rules.</li>
443   <li><span style="font-style: italic;">Post-processing: </span>these
444 are processing rules shared by all folders, and executed after each
445 folder's private processing rules.</li>
446   <li><i>Filtering:</i> this option shows you a dialog in which you can
447 set up the filtering rules that you want Sylpheed-Claws to process on
448 receiving new e-mails. You first specify on which part(s) of the e-mail
449 Sylpheed-Claws has to check, and then you tell Sylpheed-Claws what to do. You can
450 move the message to a different directory (including trash to get rid
451 of spam mail). Selecting the destination folder is possible through a
452 browser window that comes up when you press "Select...". Optionally,
453 you can give a name to filtering rules in order to find them back more
454 easily.<br>
455     <p>When you press the "Add" button, the filter rule is added to the
456 list of rules. Do you select "Replace", then the selected rule is
457 replaced by the information of the setting entered. "Delete" in the end
458 will delete the selected filtering rule.</p>
459     <p>Please note that you can set up more than one selection for a
460 rule, which can be "OR'd" or "AND'd". OR means that one of the two
461 selections will have to match for the rule to be executed. AND means
462 that both selections have to match before an action is performed.</p>
463     <p>To the right of the selection rules you see buttons called Top,
464 Up, Down and Bottom. You can move rules up and down in the list. This
465 will often trigger different behaviour in the selections, so consider
466 the order in which you set the rules. Usually, putting the more general
467 rules towards the end, and the more precise ones towards the start,
468 gives better results.<br>
469     </p>
470   </li>
471   <li><i>Templates:</i> lets you create new message templates.
472 When composing a new message you can then use one
473 of the defined templates and insert it (or use it to
474 completely replace the content of your mail).
475 The templates can contain some special characters
476 that are replaced when the template is used in order
477 to create a dynamic text. Use the symbols button on
478 the templates definition window to see the list of
479 the available symbols.</li>
480   <li><i>Actions:</i> lets you create new commands to be added to the
481 'Tools/Actions' menu. An action is a command that processes
482 the select part of a message, the message body or the complete
483 message file. It can be a background process, used as a filter
484 (reads, modifies and replaces a message),...</li>
485   <li><span style="font-style: italic;">Plugins:</span> In this window,
486 you'll be able to see the plugins you have loaded, and their
487 description. You'll be able to load or unload plugins based on what you
488 need. The various plugins preferences appear in their special tab of <span
489  style="font-style: italic;">Preferences.</span></li>
490 </ul>
491 <p></p>
492 <h2><a name="ss6.7">6.7</a> <a href="sylpheed.html#toc6.7">Help menu</a>
493 </h2>
494 <p>This menu lets you look at the manual and FAQ of Sylpheed, and you
495 can also see the "about" window with some information about copyrights,
496 compiled-in features, etc.</p>
497 <h2><a name="ss6.8">6.8</a> <a href="sylpheed.html#toc6.8">Context menu</a>
498 </h2>
499 <p>You can pull up context menus (through clicking button2) for the
500 folder tree and the summary pane. (windows users: button2 is the right
501 mouse button.)</p>
502 <p>In the folder view you can add, rename and remove folders through
503 the context menu. You can also set the folder
504 properties, specify specific processing rules, empty trash, etc.</p>
505 <p>In the message summary you can do a host of things from the context
506 menu, like viewing message headers, opening a message in a separate
507 window (also possible by double clicking on a message), color-labelling
508 them, etc.</p>
509 <hr>
510 <a href="sylpheed-7.html">Next</a>
511 <a href="sylpheed-5.html">Previous</a>
512 <a href="sylpheed.html#toc6">Contents</a>
513 </body>
514 </html>