update English manual
[claws.git] / doc / manual / en / sylpheed-6.html
2 <HTML>
3 <HEAD>
4  <META NAME="GENERATOR" CONTENT="LinuxDoc-Tools 0.9.21">
5  <TITLE>Sylpheed User's Manual: The menu options of Sylpheed.</TITLE>
6  <LINK HREF="sylpheed-7.html" REL=next>
7  <LINK HREF="sylpheed-5.html" REL=previous>
8  <LINK HREF="sylpheed.html#toc6" REL=contents>
9 </HEAD>
10 <BODY>
11 <A HREF="sylpheed-7.html">Next</A>
12 <A HREF="sylpheed-5.html">Previous</A>
13 <A HREF="sylpheed.html#toc6">Contents</A>
14 <HR>
15 <H2><A NAME="s6">6.</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6">The menu options of Sylpheed.</A></H2>
17 <P>The menu in Sylpheed is the primary entry to all the things 
18 you can do with Sylpheed. The menu structure gives you following 
19 options:</P>
21 <H2><A NAME="ss6.1">6.1</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6.1">File menu</A>
22 </H2>
24 <P>
25 <UL>
26 <LI><I>Add mailbox:</I> this option lets you add a new MH mail-directory. 
27 It will generate IN, OUT, QUEUE, DRAFT and TRASH mailfolders 
28 inside the new mailbox.</LI>
29 <LI><I>Check for new messages in all folders:</I> rescans the entire tree 
30 of existing mailboxes to reflect the correct state (usually 
31 won't be necessary).</LI>
32 <LI><I>Folder:</I> lets you add, rename or delete a mailfolder.
33 <UL>
34 <LI><I>Create new folder:</I> to create a new folder. You must select
35 the top level node of the folder tree of a sub folder before
36 using this menu entry, in order to define the location of the
37 new folder to create.</LI>
38 <LI><I>Rename folder:</I> change the name of the selected folder.</LI>
39 <LI><I>Delete folder:</I> delete the selected folder (also delete the
40 messages contained in the selected folder).</LI>
41 </UL>
42 </LI>
43 <LI><I>Import mbox file...:</I> lets you import an mbox file 
44 (like created by Pine) into an MH mailbox.</LI>
45 <LI><I>Export to mbox file:</I> lets you export an MH mailbox to an mbox file.</LI>
46 <LI><I>Empty trash:</I> obviously, this will empty the trash folder.</LI>
47 <LI><I>Save as:</I> lets you save the selected e-mail to a plain textfile 
48 on disk.</LI>
49 <LI><I>Print:</I> lets you print the selected e-mail to a printer.</LI>
50 <LI><I>Exit:</I> ends Sylpheed.</LI>
51 </UL>
52 </P>
53 <H2><A NAME="ss6.2">6.2</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6.2">Edit menu</A>
54 </H2>
56 <P>
57 <UL>
58 <LI><I>copy:</I> lets you copy the selected text to a buffer, 
59 from where you can paste it into a different place. 
60 Shortcut: Ctrl-C</LI>
61 <LI><I>select all:</I> selects all the text in the current window. 
62 Shortcut: Ctrl-A</LI>
63 <LI><I>select thread:</I> selects all the messages of the current thread.</LI>
64 <LI><I>Find in current message:</I> searches a string in the current message.
65 Shortcut: Ctrl-F</LI>
66 <LI><I>search messages:</I> searches a message based on its  To, From, Subject
67 header fields or body content. Start searching from the selected
68 message, in the selected folder. 
69 Shortcut: Shift-Ctrl-F</LI>
70 </UL>
71 </P>
72 <H2><A NAME="ss6.3">6.3</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6.3">View menu</A>
73 </H2>
75 <P>The view menu allows you to change the way that Sylpheed appears. 
76 You can set different windows separately (folder view, messages etc.), 
77 enable or disable the statusbar and so on.
78 It contains also the commands to toggle the display of some parts
79 of the current message, or sort the messsages in the selected folder
80 based on different attributes.</P>
81 <P>
82 <UL>
83 <LI><I>Show or hide:</I> let you control the parts of the Sylpheed user interface 
84 you want to display.
85 <UL>
86 <LI><I>Folder tree:</I> not implemented yet</LI>
87 <LI><I>Message view:</I> show or hide the message pane. When hidden, the
88 messages are displayed in a separate window. To read a message
89 double click in the summary pane. The message is then opened in
90 a new window. You can close this new window by pressing the escape
91 key.</LI>
92 <LI><I>Toolbar:</I> sets how you want to see the toolbar. Icons and text, 
93 or one of these.
94 <UL>
95 <LI><I>Icon and Text:</I> show icons and text in the toolbar.</LI>
96 <LI><I>Icon:</I> only display the icons, do not display the text
97 below them.</LI>
98 <LI><I>Text:</I> only the text, hide the icons.</LI>
99 <LI><I>None:</I> hide the toolbar.</LI>
100 </UL>
101 </LI>
102 <LI><I>Status bar:</I> show it or hide it.</LI>
103 </UL>
104 </LI>
105 <LI><I>Separate folder tree:</I> selects between having the folder tree 
106 attached to the main window, or floating separately.</LI>
107 <LI><I>Separate message view:</I> selects between having the selected 
108 message in the summary pane attached to the main window, or 
109 floating separately.</LI>
110 <LI><I>Sort:</I> controls the way the messages are sorted in the selected
111 folder. Each option sorts the messages in descending order (the
112 bigger one being on the top of the summary pane), and can be
113 reversed by selecting the same menu entry a second time (each
114 time you select the same menu entry the order is reversed).
115 <UL>
116 <LI><I>Sort by number:</I> sort the message based on their MH number.</LI>
117 <LI><I>Sort by size:</I> sort the message on their size.</LI>
118 <LI><I>Sort by date:</I> sort the messages based on their date.</LI>
119 <LI><I>Sort by from:</I> the messages are sorted by their sender address
120 (From field, sorted alphabetically).</LI>
121 <LI><I>Sort by recipient:</I> the messages are sorted by their recipient
122 (sorted alphabetically).</LI>
123 <LI><I>Sort by subject:</I> the messages are sorted by their subject
124 (sorted alphabetically).</LI>
125 <LI><I>Sort by color label:</I> sort the messages based on their color.
126 Read the context menu description below to find how to assign
127 colors to messages.</LI>
128 <LI><I>Sort by mark:</I> separate marked and unmarked messages. Read the 
129 context menu description below to find how to mark messages.</LI>
130 <LI><I>Sort by unread:</I> separate read and unread messages.</LI>
131 <LI><I>Sort by attachment:</I> separate messages with and without attachment.</LI>
132 <LI><I>Don't sort:</I> do not sort the messages.</LI>
133 <LI><I>Ascending:</I> sort the messages in ascending order. If the field used
134 to sort the messages is displayed in the summary view, a little
135 arrow on the right side of the corresponding summay column header
136 reflects the sort order you select from the menu.</LI>
137 <LI><I>Descending:</I> sort the messages in descending order.</LI>
138 <LI><I>Attract by subject:</I> move close to each other the messages
139 having the same subject (or a close subject).</LI>
140 </UL>
141 </LI>
142 <LI><I>Thread view:</I> turn the threaded view on or off. When turned on the
143 messages of the same thread (the same discussion generated by replying
144 to each other mail) are grouped as a tree representing the discussion
145 flow. Each reply being linked to its orignal message. Each branch can
146 be open or closed by using the small plus or minus sign next to it.
147 The threads are based on the In-Reply-To and Reference fields of the
148 mail header, so never start a new conversation by replying to an
149 old message, this will add your new mail to the old unrelated thread.
150 Shortcut: Ctrl-T</LI>
151 <LI><I>Expand all threads:</I> if the threaded view is selected, expand all the
152 threads in the opened folder.</LI>
153 <LI><I>Collapse all threads:</I> if the threaded view is selected, collapse all the
154 threads in the opened folder.</LI>
155 <LI><I>Set display item:</I> use it to change the list of items to display
156 in the summary view. This setting can also be changed through
157 the common preferences.</LI>
158 <LI><I>Go to:</I> use it to navigate from message to message based on the
159 sub-menu criterias.
160 <UL>
161 <LI><I>Prev. message:</I> go to the previous message in the current
162 folder.
163 Shortcut: P</LI>
164 <LI><I>Next message:</I> go to the next message in the current
165 folder.
166 Shortcut: N</LI>
167 <LI><I>Prev. unread:</I> go to the previous unread message.
168 Shortcut: Shift-P</LI>
169 <LI><I>Next unread:</I> go to the next unread message.
170 Shortcut: Shift-N</LI>
171 <LI><I>Prev. new:</I> go to the previous new message.</LI>
172 <LI><I>Next new:</I> go to the next new message.</LI>
173 <LI><I>Prev. marked:</I> go to the previous marked message.</LI>
174 <LI><I>Next marked:</I> go to the next marked message.</LI>
175 <LI><I>Prev. labeled:</I> go to the previous labeled message.</LI>
176 <LI><I>Next labeled:</I> go to the next labeled message.</LI>
177 <LI><I>Other folder:</I> change the current folder. Opens a new window
178 with the folder tree, and open the selected folder.</LI>
179 </UL>
180 </LI>
181 <LI><I>Code set:</I> allows you to select what codeset you want to use 
182 for your e-mails. This codeset will be used when sending
183 mails. Note Sylpheed will always try to use the more compatible
184 codeset based on the characters used in your message, so unless
185 you use special latin-1 characters in your mail, the encoding
186 will be defined as 7bits ASCII even if you have selected the
187 ISO-8859-1 character set.
188 The auto-detect option let Sylpheed automatically detect the
189 character set based on the content of the messages.</LI>
190 <LI><I>Open in new window:</I> open the selected message in a new window.
191 This new window can be closed by pressing the escape key.
192 Shortcut: Ctrl-Alt-N</LI>
193 <LI><I>Message source:</I> opens a new window and display the complete
194 source of the message in it (without any formatting and with
195 all the header fields).
196 Shortcut: Ctrl-U</LI>
197 <LI><I>Show all header:</I> toggles on and off the display of the complete
198 message header.
199 Shortcut: Ctrl-H</LI>
200 <LI><I>Update summary:</I> update the Sylpheed window.
201 Shortcut: Ctrl-Alt-U</LI>
202 </UL>
203 </P>
204 <H2><A NAME="ss6.4">6.4</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6.4">Message menu</A>
205 </H2>
207 <P>Here you find the following options:</P>
208 <P>
209 <UL>
210 <LI><I>Get new mail:</I> this will collect all new mail for your 
211 default mail-identity.
212 Shortcut: Ctrl-I</LI>
213 <LI><I>Get from all accounts:</I> Sylpheed will poll all defined 
214 mail-identities for new mail.
215 Shortcut: Shift-Ctrl-I</LI>
216 <LI><I>Cancel receiving:</I> stop the new mails reception.</LI>
217 <LI><I>Send queued messages:</I> all the messages that you put into 
218 the "Queue" folder will now be sent off.</LI>
219 <LI><I>Compose new message:</I> allows you to write a new e-mail 
220 message.
221 Shortcut: Ctrl-M</LI>
222 <LI><I>Reply:</I> an e-mail message will be created with the sender 
223 of the selected message in the summary pane as recipient. 
224 Depending on the settings, your signature will be added 
225 to the mail, and the original mail text will be quoted.
226 If a part of the original mail is selected, only this
227 part will be quoted in the reply.
228 Shortcut: Ctrl-R</LI>
229 <LI><I>Reply to</I> 
230 <UL>
231 <LI><I>all:</I> as Reply, but the recipients will be all 
232 e-mail addresses in the original messages (including 
233 the ones in the cc: part).
234 Shortcut: Shift-Ctrl-R</LI>
235 <LI><I>sender:</I> as Reply.</LI>
236 <LI><I>Mailing list:</I> reply to the mailing list. To use
237 when replying to a mailing list (unless you want to reply
238 only to the poster of the message).
239 Shortcut: Ctrl-L</LI>
240 </UL>
241 </LI>
242 <LI>Reply to sender: as Reply, but the recipient is the address
243 defined in the Sender header field (not the Reply-To address).</LI>
244 <LI><I>Forward:</I> a message will be created with the original 
245 message in the summary pane as text. You can then 
246 enter a recipient e-mail address, edit the text if 
247 you want, and send it.
248 Shortcut: Ctrl-Alt-F</LI>
249 <LI><I>Forward as attachment:</I> as Forward, but the message 
250 text will sent along as a separate textfile.
251 Shortcut: Shift-Ctrl-Alt-F</LI>
252 <LI><I>Redirect:</I> re-send the selected message to someone else. Compared
253 to a forward, the message is not marked as forwarded, and the sender
254 is the original mail sender.</LI>
255 <LI><I>Re-edit:</I> lets you open all already sent message in
256 edition mode to re-send it.</LI>
257 <LI><I>Move:</I> lets you move the message to a different folder. 
258 You can select the destination folder from a browse-window.</LI>
259 <LI><I>Copy:</I> as Move, only that the message is copied to the 
260 new folder, instead of moved.
261 Shortcut: Shift-Ctrl-O</LI>
262 <LI><I>Delete:</I> lets you delete the message that is selected 
263 in the summary pane.
264 Shortcut: Ctrl-D</LI>
265 <LI><I>Mark:</I> Gives a submenu: <I>Mark/Unmark/Mark as read/Unmark 
266 as read</I>. When you mark messages, you can do a specific 
267 action (e.g. move, delete) on all of the marked messages. 
268 You can unmark messages that you mistakenly marked. 
269 The other options do as they say, they mark or unmark 
270 a message as read, and mark all read, marks all the messages
271 of the current folder as read.</LI>
272 </UL>
273 </P>
274 <P>A note on functions like Move, Copy and Delete: if you did not 
275 specify to execute the commands immediately (in the configuration), 
276 you will have to select the <I>Execute</I> command. This is a button 
277 in the toolbar, and can also be found in the Summary menu.</P>
278 <H2><A NAME="ss6.5">6.5</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6.5">Tool menu</A>
279 </H2>
281 <P>In the Tool menu are grouped the filters control, address book
282 access and log window control.</P>
283 <P>
284 <UL>
285 <LI><I>Address book:</I> opens the address book window.
286 Shortcut: Shift-Ctrl-A</LI>
287 <LI><I>Add sender to address book:</I> adds the sender of the selected
288 message to one of your address books. When selected a window
289 opens to let you select the target address book.</LI>
290 <LI><I>Filter messages:</I> apply the filter rules to the messages
291 of the inbox.</LI>
292 <LI><I>Create filter rule:</I> create a new filter rule based on the
293 selected message.
294 <UL>
295 <LI><I>Automatically:</I> open the filter rules creation window
296 to define a new rule.</LI>
297 <LI><I>By From:</I> opens the filter rules creation window and
298 fills the filter settings fields to build a filter based
299 on the sender of the selected message.</LI>
300 <LI><I>By To:</I> opens the filter rules creation window and
301 fills the filter settings fields to build a filter based
302 on the receiver of the selected message.</LI>
303 <LI><I>By Subject:</I> opens the filter rules creation window and
304 fills the filter settings fields to build a filter based
305 on the subject of the selected message.</LI>
306 </UL>
307 </LI>
308 <LI><I>Actions:</I> this menu is empty until you define some actions (see the
309 configuration menu description).</LI>
310 <LI><I>Delete duplicated messages:</I> This will remove messages from the 
311 active folder that were sent twice to you. For example you 
312 received a message directly and through a mailing list at 
313 the same time.</LI>
314 <LI><I>Execute:</I> execute all the pending move, delete, and copy commands.
315 Only if execute immediately is off in the common preferences.
316 Shortcut: X</LI>
317 <LI><I>Log window:</I> opens the log window. In the log window, you 
318 can see what Sylpheed is doing. Keeping track of things 
319 in that way is very good when you suspect there is something 
320 wrong. You can paste the info of the log window into an 
321 e-mail and send it to the developer or the mailing list.
322 Shortcut: Shift-Ctrl-L</LI>
323 </UL>
324 </P>
326 <P>In the log window, you can see what Sylpheed is doing. Keeping 
327 track of things in that way is very good when you suspect there 
328 is something wrong. You can paste the info of the log window 
329 into an e-mail and send it to the developer or the mailing list.</P>
330 <H2><A NAME="ss6.6">6.6</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6.6">Configuration menu</A>
331 </H2>
333 <P>In the Configuration menu, clearly, you can set up Sylpheed 
334 the way you want it to work and react.</P>
335 <P>
336 <UL>
337 <LI><I>Common preferences:</I> in this option you will be 
338 presented a dialog in which you can select a number 
339 of tabs. Each tab represents a specific set of settings 
340 in Sylpheed. In the next chapter, these dialog options 
341 are explained in more detail.</LI>
342 <LI><I>Filter setting:</I> this option shows you a dialog in which you 
343 can set up the filtering rules that you want Sylpheed 
344 to process on receiving new e-mails. You first specify 
345 on which part(s) of the e-mail Sylpheed has to check, 
346 and then you tell Sylpheed what to do. You can move the 
347 message to a different directory (including trash to get 
348 rid of spam mail). Selecting the destination folder is 
349 possible through a browser window that comes up when you 
350 press "Select..."
351 <P>You can choose not to receive the e-mail. Note that 
352 this will leave the message on the mailserver of your 
353 provider, the message will not be removed!</P>
354 <P>When you press the "Register" button, the filter 
355 rule is added to the list of rules. Do you select 
356 "Substitute", then the selected rule is replaced by the 
357 information of the setting entered. "Delete" in the end 
358 will delete the selected filtering rule.</P>
359 <P>Please note that you can set up two selections for a rule, 
360 which can be "OR'd" or "AND'd". OR means that one of the 
361 two selections will have to match for the rule to be 
362 executed. AND means that both selections have to match 
363 before an action is performed.</P>
364 <P>To the right of the selection rules you see buttons 
365 called UP and DOWN. You can move rules up and down in 
366 the list. This will often trigger different behaviour 
367 in the selections, so consider the order in which 
368 you set the rules.</P>
369 </LI>
370 <LI><I>Template:</I> let your create a new message template.
371 When composing a new message you can then used one
372 of the defined templates and insert it (or use it to
373 completely replace the content of your mail).
374 The templates can contain some special characters
375 that are replaced when the template is used in order
376 to create a dynamic text. Use the symbols button on
377 the templates definition window to see the list of
378 the available symbols.</LI>
379 <LI><I>Actions:</I> let your create new commands to be added to the
380 'Tools/Actions' menu. An action is a command that processes
381 the select part of a message, the message body or the complete
382 message file. It can be a background process, used as a filter
383 (reads, modifies and replaces a message),...</LI>
384 <LI><I>Preferences for current account:</I> here you can set the 
385 specifics for the account you are currently using. 
386 Should mail be deleted after fetching, what is the 
387 server it comes from, etc. Basically it is the same 
388 dialog form as shown in setting up a new account.</LI>
389 <LI><I>Create new account:</I> here you name the account (each 
390 account has a recognizable name), you set up your name 
391 and e-mail address etc. You set up the type of server 
392 you access (POP4, IMAP4, local mailbox, newsserver) 
393 and where the downloaded messages have to go (default 
394 folder is the inbox). In the RECEIVE tab you select or 
395 unselect options, in SEND you can set up how to send 
396 your messages. In COMPOSE you can point to a specific 
397 signature file, and in ADVANCED you can set up alternate 
398 ports for the server, if these exist. (Do not mess 
399 with these unless you are sure you have to!!)</LI>
400 <LI><I>Edit accounts:</I> here you can select one of the accounts 
401 you created, from a list, and edit the information about 
402 them. Note that you cannot edit an account for which 
403 you are writing a message at the same time. This to 
404 ensure data integrity.</LI>
405 <LI><I>Change current account:</I> here you can select what 
406 account you want to use, to write a message.
407 If you have enabled the status bar (in the view menu),
408 the name of the current account is shown in the bottom
409 right corner of the Sylpheed window (in the status bar)
410 and can be changed by a click on it (then a menu appears
411 and lists all your accounts).</LI>
412 </UL>
413 </P>
415 <H2><A NAME="ss6.7">6.7</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6.7">Help menu</A>
416 </H2>
418 <P>This menu lets you look at the manual and FAQ of Sylpheed, 
419 and you can also see the "about" info, who wrote Sylpheed.</P>
422 <H2><A NAME="ss6.8">6.8</A> <A HREF="sylpheed.html#toc6.8">Context menu</A>
423 </H2>
425 <P>You can pull up context menus (through clicking button2) for 
426 the folder tree and the summary pane. (windows users: button2 
427 is the right mouse button.)</P>
428 <P>In the folder view you can add, rename and remove folders 
429 through the context menu. You can also set the folder
430 properties (define the selected folder as an inbox, outbox,
431 trash, ...).</P>
432 <P>In the message summary you can do a host of things from the 
433 context menu, like viewing message headers, opening a message 
434 in a separate window (also possible by double clicking on a 
435 message) etc...</P>
437 <HR>
438 <A HREF="sylpheed-7.html">Next</A>
439 <A HREF="sylpheed-5.html">Previous</A>
440 <A HREF="sylpheed.html#toc6">Contents</A>
441 </BODY>
442 </HTML>