doc/manual/en/sylpheed-6.html

   1 <!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 3.2 Final//EN">
   2 <HTML>
   3 <HEAD>
   4  <META NAME="GENERATOR" CONTENT="SGML-Tools 1.0.9">
   5  <TITLE>Sylpheed User's Manual: The menu options of Sylpheed.</TITLE>
   6  <LINK HREF="sylpheed-7.html" REL=next>
   7  <LINK HREF="sylpheed-5.html" REL=previous>
   8  <LINK HREF="sylpheed.html#toc6" REL=contents>
   9 </HEAD>
  10 <BODY>
  11 <A HREF="sylpheed-7.html">Next</A>
  12 <A HREF="sylpheed-5.html">Previous</A>
  13 <A HREF="sylpheed.html#toc6">Contents</A>
  14 <HR>
  15 <H2><A NAME="s6">6. The menu options of Sylpheed.</A></H2>
  16
  17 <P>The menu in Sylpheed is the primary entry to all the things
  18 you can do with Sylpheed. The menu structure gives you following
  19 options:
  20 <P>
  21 <H2><A NAME="ss6.1">6.1 File menu</A>
  22 </H2>
  23
  24 <P>
  25 <UL>
  26 <LI>Add mailbox: this option lets you add a new MH mail-directory.
  27 It will generate IN, OUT, QUEUE, DRAFT and TRASH mailfolders
  28 inside the new mailbox.</LI>
  29 <LI>Rescan folder tree: rescans the entire tree of existing mailboxes
  30 to reflect the correct state (usually won't be necessary).</LI>
  31 <LI>Folder: lets you add, rename or delete a mailfolder.
  32 <UL>
  33 <LI>Create new folder: to create a new folder. You must select
  34 the top level node of the folder tree of a sub folder before
  35 using this menu entry, in order to define the location of the
  36 new folder to create.</LI>
  37 <LI>Rename folder: change the name of the selected folder.</LI>
  38 <LI>Delete folder: delete the selected folder (also delete the
  39 messages contained in the selected folder).</LI>
  40 </UL>
  41 </LI>
  42 <LI>Import mbox file...: lets you import an mbox file
  43 (like created by Pine) into an MH mailbox.</LI>
  44 <LI>Export to mbox file: lets you export an MH mailbox to an mbox file.</LI>
  45 <LI>Empty trash: obviously, this will empty the trash folder.</LI>
  46 <LI>Save as: lets you save the selected e-mail to a plain textfile
  47 on disk.</LI>
  48 <LI>Print: lets you print the selected e-mail to a printer.</LI>
  49 <LI>Exit: ends Sylpheed.</LI>
  50 </UL>
  51 <H2><A NAME="ss6.2">6.2 Edit menu</A>
  52 </H2>
  53
  54 <P>
  55 <UL>
  56 <LI>copy: lets you copy the selected text to a buffer,
  57 from where you can paste it into a different place.
  58 Shortcut: Ctrl-C</LI>
  59 <LI>select all: selects all the text in the current window.
  60 Shortcut: Ctrl-A</LI>
  61 <LI>Find in current message: searches a string in the current message.
  62 Shortcut: Ctrl-F</LI>
  63 <LI>search messages: searches a message based on its  To, From, Subject
  64 header fields or body content. Start searching from the selected
  65 message, in the selected folder.
  66 Shortcut: Shift-Ctrl-F</LI>
  67 </UL>
  68 <H2><A NAME="ss6.3">6.3 View menu</A>
  69 </H2>
  70
  71 <P>The view menu allows you to change the way that Sylpheed appears.
  72 You can set different windows separately (folder view, messages etc.),
  73 enable or disable the statusbar and so on.
  74 It contains also the commands to toggle the display of some parts
  75 of the current message, or sort the messsages in the selected folder
  76 based on different attributes.
  77 <P>
  78 <UL>
  79 <LI>Show or hide: let you control the parts of the Sylpheed user interface
  80 you want to display.
  81 <UL>
  82 <LI>Folder tree: not implemented yet</LI>
  83 <LI>Message view: show or hide the message pane. When hidden, the
  84 messages are displayed in a separate window. To read a message
  85 double click in the summary pane. The message is then opened in
  86 a new window. You can close this new window by pressing the escape
  87 key.</LI>
  88 <LI>Toolbar: sets how you want to see the toolbar. Icons and text,
  89 or one of these.
  90 <UL>
  91 <LI>Icon and Text: show icons and text in the toolbar.</LI>
  92 <LI>Icon: only display the icons, do not display the text
  93 below them.</LI>
  94 <LI>Text: only the text, hide the icons.</LI>
  95 <LI>None: hide the toolbar.</LI>
  96 </UL>
  97 </LI>
  98 <LI>Status bar: show it or hide it.</LI>
  99 </UL>
 100 </LI>
 101 <LI>Separate folder tree: selects between having the folder tree
 102 attached to the main window, or floating separately.</LI>
 103 <LI>Separate message view: selects between having the selected
 104 message in the summary pane attached to the main window, or
 105 floating separately.</LI>
 106 <LI>Toggle summary view: show or hide the message pane by expanding the
 107 summary view down to the bottom of the Sylpheed window.
 108 Shortcut: v</LI>
 109 <LI>Sort: controls the way the messages are sorted in the selected
 110 folder. Each option sorts the messages in descending order (the
 111 bigger one being on the top of the summary pane), and can be
 112 reversed by selecting the same menu entry a second time (each
 113 time you select the same menu entry the order is reversed).
 114 <UL>
 115 <LI>Sort by number: sort the message based on their MH number.</LI>
 116 <LI>Sort by size: sort the message on their size.</LI>
 117 <LI>Sort by date: sort the messages based on their date.</LI>
 118 <LI>Sort by from: the messages are sorted by their sender address
 119 (From field, sorted alphabetically).</LI>
 120 <LI>Sort by subject: the messages are sorted by their subject
 121 (sorted alphabetically).</LI>
 122 <LI>Sort by color label: sort the messages based on their color.
 123 Read the context menu description below to find how to assign
 124 colors to messages.</LI>
 125 <LI>Sort by mark: separate marked and unmarked messages. Read the
 126 context menu description below to find how to mark messages.</LI>
 127 <LI>Sort by unread: separate read and unread messages.</LI>
 128 <LI>Sort by attachment: separate messages with and without attachment.</LI>
 129 <LI>Don't sort: do not sort the messages.</LI>
 130 <LI>Ascending: sort the messages in ascending order. If the field used
 131 to sort the messages is displayed in the summary view, a little
 132 arrow on the right side of the corresponding summay column header
 133 reflects the sort order you select from the menu.</LI>
 134 <LI>Descending: sort the messages in descending order.</LI>
 135 <LI>Attract by subject: move close to each other the messages
 136 having the same subject (or a close subject).</LI>
 137 </UL>
 138 </LI>
 139 <LI>Thread view: turn the threaded view on or off. When turned on the
 140 messages of the same thread (the same discussion generated by replying
 141 to each other mail) are grouped as a tree representing the discussion
 142 flow. Each reply being linked to its orignal message. Each branch can
 143 be open or closed by using the small plus or minus sign next to it.
 144 The threads are based on the In-Reply-To and Reference fields of the
 145 mail header, so never start a new conversation by replying to an
 146 old message, this will add your new mail to the old unrelated thread.
 147 Shortcut: Ctrl-T</LI>
 148 <LI>Expand all threads: if the threaded view is selected, expand all the
 149 threads in the opened folder.</LI>
 150 <LI>Collapse all threads: if the threaded view is selected, collapse all the
 151 threads in the opened folder.</LI>
 152 <LI>Set display item: use it to change the list of items to display
 153 in the summary view. This setting can also be changed through
 154 the common preferences.</LI>
 155 <LI>Go to: use it to navigate from message to message based on the
 156 sub-menu criterias.
 157 <UL>
 158 <LI>Prev. message: go to the previous message in the current
 159 folder.
 160 Shortcut: P</LI>
 161 <LI>Next message: go to the next message in the current
 162 folder.
 163 Shortcut: N</LI>
 164 <LI>Prev. unread: go to the previous unread message.
 165 Shortcut: Shift-P</LI>
 166 <LI>Next unread: go to the next unread message.
 167 Shortcut: Shift-N</LI>
 168 <LI>Prev. new: go to the previous new message.</LI>
 169 <LI>Next new: go to the next new message.</LI>
 170 <LI>Prev. marked: go to the previous marked message.</LI>
 171 <LI>Next marked: go to the next marked message.</LI>
 172 <LI>Prev. labeled: go to the previous labeled message.</LI>
 173 <LI>Next labeled: go to the next labeled message.</LI>
 174 <LI>Other folder: change the current folder. Opens a new window
 175 with the folder tree, and open the selected folder.</LI>
 176 </UL>
 177 </LI>
 178 <LI>Code set: allows you to select what codeset you want to use
 179 for your e-mails. This codeset will be used when sending
 180 mails. Note Sylpheed will always try to use the more compatible
 181 codeset based on the characters used in your message, so unless
 182 you use special latin-1 characters in your mail, the encoding
 183 will be defined as 7bits ASCII even if you have selected the
 184 ISO-8859-1 character set.
 185 The auto-detect option let Sylpheed automatically detect the
 186 character set based on the content of the messages.</LI>
 187 <LI>Open in new window: open the selected message in a new window.
 188 This new window can be closed by pressing the escape key.
 189 Shortcut: Ctrl-Alt-N</LI>
 190 <LI>Message source: opens a new window and display the complete
 191 source of the message in it (without any formatting and with
 192 all the header fields).
 193 Shortcut: Ctrl-U</LI>
 194 <LI>Show all header: toggles on and off the display of the complete
 195 message header.
 196 Shortcut: Ctrl-H</LI>
 197 <LI>Update summary: update the Sylpheed window.
 198 Shortcut: Ctrl-Alt-U</LI>
 199 </UL>
 200 <H2><A NAME="ss6.4">6.4 Message menu</A>
 201 </H2>
 202
 203 <P>Here you find the following options:
 204 <P>
 205 <UL>
 206 <LI>Get new mail: this will collect all new mail for your
 207 default mail-identity.
 208 Shortcut: Ctrl-I</LI>
 209 <LI>Get from all accounts: Sylpheed will poll all defined
 210 mail-identities for new mail.
 211 Shortcut: Shift-Ctrl-I</LI>
 212 <LI>Cancel receiving: stop the new mails reception.</LI>
 213 <LI>Send queued messages: all the messages that you put into
 214 the "Queue" folder will now be sent off.</LI>
 215 <LI>Compose new message: allows you to write a new e-mail
 216 message.
 217 Shortcut: Ctrl-M</LI>
 218 <LI>Reply: an e-mail message will be created with the sender
 219 of the selected message in the summary pane as recipient.
 220 Depending on the settings, your signature will be added
 221 to the mail, and the original mail text will be quoted.
 222 If a part of the original mail is selected, only this
 223 part will be quoted in the reply.
 224 Shortcut: Ctrl-R</LI>
 225 <LI>Reply to all: as Reply, but the recipients will be all
 226 e-mail addresses in the original messages (including
 227 the ones in the cc: part).
 228 Shortcut: Shift-Ctrl-R</LI>
 229 <LI>Reply to sender: as Reply, but the recipient is the address
 230 defined in the Sender header field (not the Reply-To address).</LI>
 231 <LI>Forward: a message will be created with the original
 232 message in the summary pane as text. You can then
 233 enter a recipient e-mail address, edit the text if
 234 you want, and send it.
 235 Shortcut: Ctrl-Alt-F</LI>
 236 <LI>Forward as attachment: as Forward, but the message
 237 text will sent along as a separate textfile.
 238 Shortcut: Shift-Ctrl-Alt-F</LI>
 239 <LI>Redirect: re-send the selected message to someone else. Compared
 240 to a forward, the message is not marked as forwarded, and the sender
 241 is the original mail sender.</LI>
 242 <LI>Re-edit: lets you open all already sent message in
 243 edition mode to re-send it.</LI>
 244 <LI>Move: lets you move the message to a different folder.
 245 You can select the destination folder from a browse-window.</LI>
 246 <LI>Copy: as Move, only that the message is copied to the
 247 new folder, instead of moved.
 248 Shortcut: Shift-Ctrl-O</LI>
 249 <LI>Delete: lets you delete the message that is selected
 250 in the summary pane.
 251 Shortcut: Ctrl-D</LI>
 252 <LI>Mark: Gives a submenu: Mark/Unmark/Mark as read/Unmark
 253 as read. When you mark messages, you can do a specific
 254 action (e.g. move, delete) on all of the marked messages.
 255 You can unmark messages that you mistakenly marked.
 256 The other options do as they say, they mark or unmark
 257 a message as read, and mark all read, marks all the messages
 258 of the current folder as read.</LI>
 259 </UL>
 260 <P>A note on functions like Move, Copy and Delete: if you did not
 261 specify to execute the commands immediately (in the configuration),
 262 you will have to select the "Execute" command. This is a button
 263 in the toolbar, and can also be found in the Summary menu.
 264 <H2><A NAME="ss6.5">6.5 Tool menu</A>
 265 </H2>
 266
 267 <P>In the Tool menu are grouped the filters control, address book
 268 access and log window control.
 269 <P>
 270 <UL>
 271 <LI>Address book: opens the address book window.
 272 Shortcut: Shift-Ctrl-A</LI>
 273 <LI>Add sender to address book: adds the sender of the selected
 274 message to one of your address books. When selected a window
 275 opens to let you select the target address book.</LI>
 276 <LI>Filter messages: apply the filter rules to the messages
 277 of the inbox.</LI>
 278 <LI>Create filter rule: create a new filter rule based on the
 279 selected message.
 280 <UL>
 281 <LI>Automatically: open the filter rules creation window
 282 to define a new rule.</LI>
 283 <LI>By From: opens the filter rules creation window and
 284 fills the filter settings fields to build a filter based
 285 on the sender of the selected message.</LI>
 286 <LI>By To: opens the filter rules creation window and
 287 fills the filter settings fields to build a filter based
 288 on the receiver of the selected message.</LI>
 289 <LI>By Subject: opens the filter rules creation window and
 290 fills the filter settings fields to build a filter based
 291 on the subject of the selected message.</LI>
 292 </UL>
 293 </LI>
 294 <LI>Delete duplicated messages: This will remove messages from the
 295 active folder that were sent twice to you. For example you
 296 received a message directly and through a mailing list at
 297 the same time.</LI>
 298 <LI>Actions: this menu is empty until you define some actions (see the
 299 configuration menu description).</LI>
 300 <LI>Execute: execute all the pending move, delete, and copy commands.
 301 Only if execute immediately is off in the common preferences.
 302 Shortcut: X</LI>
 303 <LI>Log window: opens the log window. In the log window, you
 304 can see what Sylpheed is doing. Keeping track of things
 305 in that way is very good when you suspect there is something
 306 wrong. You can paste the info of the log window into an
 307 e-mail and send it to the developer or the mailing list.</LI>
 308 </UL>
 309 <P>
 310 <P>In the log window, you can see what Sylpheed is doing. Keeping
 311 track of things in that way is very good when you suspect there
 312 is something wrong. You can paste the info of the log window
 313 into an e-mail and send it to the developer or the mailing list.
 314 <H2><A NAME="ss6.6">6.6 Configuration menu</A>
 315 </H2>
 316
 317 <P>In the Configuration menu, clearly, you can set up Sylpheed
 318 the way you want it to work and react.
 319 <P>
 320 <UL>
 321 <LI>Common preferences: in this option you will be
 322 presented a dialog in which you can select a number
 323 of tabs. Each tab represents a specific set of settings
 324 in Sylpheed. In the next chapter, these dialog options
 325 are explained in more detail.</LI>
 326 <LI>Filter setting: this option shows you a dialog in which you
 327 can set up the filtering rules that you want Sylpheed
 328 to process on receiving new e-mails. You first specify
 329 on which part(s) of the e-mail Sylpheed has to check,
 330 and then you tell Sylpheed what to do. You can move the
 331 message to a different directory (including trash to get
 332 rid of spam mail). Selecting the destination folder is
 333 possible through a browser window that comes up when you
 334 press "Select..."
 335 <P>You can choose not to receive the e-mail. Note that
 336 this will leave the message on the mailserver of your
 337 provider, the message will not be removed!
 338 <P>When you press the "Register" button, the filter
 339 rule is added to the list of rules. Do you select
 340 "Substitute", then the selected rule is replaced by the
 341 information of the setting entered. "Delete" in the end
 342 will delete the selected filtering rule.
 343 <P>Please note that you can set up two selections for a rule,
 344 which can be "OR'd" or "AND'd". OR means that one of the
 345 two selections will have to match for the rule to be
 346 executed. AND means that both selections have to match
 347 before an action is performed.
 348 <P>To the right of the selection rules you see buttons
 349 called UP and DOWN. You can move rules up and down in
 350 the list. This will often trigger different behaviour
 351 in the selections, so consider the order in which
 352 you set the rules.
 353 </LI>
 354 <LI>Template: let your create a new message template.
 355 When composing a new message you can then used one
 356 of the defined templates and insert it (or use it to
 357 completely replace the content of your mail).
 358 The templates can contain some special characters
 359 that are replaced when the template is used in order
 360 to create a dynamic text. Use the symbols button on
 361 the templates definition window to see the list of
 362 the available symbols.</LI>
 363 <LI>Actions: let your create new commands to be added to the
 364 'Tools/Actions' menu. An action is a command that processes
 365 the select part of a message, the message body or the complete
 366 message file. It can be a background process, used as a filter
 367 (reads, modifies and replaces a message),...</LI>
 368 <LI>Preferences for current account: here you can set the
 369 specifics for the account you are currently using.
 370 Should mail be deleted after fetching, what is the
 371 server it comes from, etc. Basically it is the same
 372 dialog form as shown in setting up a new account.</LI>
 373 <LI>Create new account: here you name the account (each
 374 account has a recognizable name), you set up your name
 375 and e-mail address etc. You set up the type of server
 376 you access (POP4, IMAP4, local mailbox, newsserver)
 377 and where the downloaded messages have to go (default
 378 folder is the inbox). In the RECEIVE tab you select or
 379 unselect options, in SEND you can set up how to send
 380 your messages. In COMPOSE you can point to a specific
 381 signature file, and in ADVANCED you can set up alternate
 382 ports for the server, if these exist. (Do not mess
 383 with these unless you are sure you have to!!)</LI>
 384 <LI>Edit accounts: here you can select one of the accounts
 385 you created, from a list, and edit the information about
 386 them. Note that you cannot edit an account for which
 387 you are writing a message at the same time. This to
 388 ensure data integrity.</LI>
 389 <LI>Change current account: here you can select what
 390 account you want to use, to write a message.
 391 If you have enabled the status bar (in the view menu),
 392 the name of the current account is shown in the bottom
 393 right corner of the Sylpheed window (in the status bar)
 394 and can be changed by a click on it (then a menu appears
 395 and lists all your accounts).</LI>
 396 </UL>
 397 <P>
 398 <H2><A NAME="ss6.7">6.7 Help menu</A>
 399 </H2>
 400
 401 <P>This menu lets you look at the manual and FAQ of Sylpheed,
 402 and you can also see the "about" info, who wrote Sylpheed.
 403 <P>
 404 <P>
 405 <H2><A NAME="ss6.8">6.8 Context menu</A>
 406 </H2>
 407
 408 <P>You can pull up context menus (through clicking button2) for
 409 the folder tree and the summary pane. (windows users: button2
 410 is the right mouse button.)
 411 <P>In the folder view you can add, rename and remove folders
 412 through the context menu. You can also set the folder
 413 properties (define the selected folder as an inbox, outbox,
 414 trash, ...).
 415 <P>In the message summary you can do a host of things from the
 416 context menu, like viewing message headers, opening a message
 417 in a separate window (also possible by double clicking on a
 418 message) etc...
 419 <P>
 420 <HR>
 421 <A HREF="sylpheed-7.html">Next</A>
 422 <A HREF="sylpheed-5.html">Previous</A>
 423 <A HREF="sylpheed.html#toc6">Contents</A>
 424 </BODY>
 425 </HTML>