doc/manual/en/sylpheed-12.html

   1 <!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 3.2 Final//EN">
   2 <HTML>
   3 <HEAD>
   4  <META NAME="GENERATOR" CONTENT="LinuxDoc-Tools 0.9.21">
   5  <TITLE>Sylpheed User's Manual: Address Book</TITLE>
   6  <LINK HREF="sylpheed-13.html" REL=next>
   7  <LINK HREF="sylpheed-11.html" REL=previous>
   8  <LINK HREF="sylpheed.html#toc12" REL=contents>
   9 </HEAD>
  10 <BODY>
  11 <A HREF="sylpheed-13.html">Next</A>
  12 <A HREF="sylpheed-11.html">Previous</A>
  13 <A HREF="sylpheed.html#toc12">Contents</A>
  14 <HR>
  15 <H2><A NAME="s12">12.</A> <A HREF="sylpheed.html#toc12">Address Book</A></H2>
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  21
  22 <P>In the address book, accessible through Shift-Ctrl-A,
  23 the Addressbook button, or through the "Tools" menu, you
  24 store e-mail addresses of the people and places you want
  25 to write more often.</P>
  26 <P>If the options have been compiled into Sylpheed, the
  27 address book can connect to a LDAP server for address
  28 lookup, and you can use the address book stored on your
  29 Palm PDA.</P>
  30
  31 <H2><A NAME="ss12.1">12.1</A> <A HREF="sylpheed.html#toc12.1">Adding and Deleting Addresses</A>
  32 </H2>
  33
  34 <P>Adding an address to the address book is quite easy too.
  35 Rightclick the folder or group you want to add the address
  36 to, select "new address" and fill in the dialog that comes
  37 up. You can also directly click the Add button in the
  38 address book window, and the dialog comes up. In this
  39 case the address is moved into the folder/group that is
  40 selected at the moment of adding.</P>
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  43
  44
  45 <P>In the "Basic data" tab, you can fill the first
  46 and last name and provide a nickname. The "Display name"
  47 will be used by the "Name" column of the address book
  48 window.</P>
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  53
  54 <P>In the "E-Mail address" tab, fill the address field
  55 and use the "Add" button to add the address to the list.
  56 An alias can also be assigned to this address and used
  57 when searching for an address.
  58 Several addresses can be assigned to the same person
  59 in your address book by repeating the sequence described
  60 above. The addresses can then be sorted by using the
  61 "Move up" and "Move down" buttons. The address on the top
  62 will be the first one listed in the address book main window.</P>
  63
  64 <P>Deleting an address is equally simple. Find the address,
  65 click it once, and press the Delete button.</P>
  66
  67 <H2><A NAME="ss12.2">12.2</A> <A HREF="sylpheed.html#toc12.2">Folders and Groups</A>
  68 </H2>
  69
  70 <P>You can use groups and folders to organize your address
  71 book into categories, hierarchies and aliases.
  72 The folders are used to generate a hierarchical organization
  73 and contain the actual addresses, while the groups are
  74 used to group together addresses that lives in separate
  75 folders.</P>
  76 <P>Sounds complicated, so let's see an example: consider
  77 your workmates, they are arnaud (arnaud@company.com),
  78 sandra (sandra@company.com), xavier (xavier@company.com)
  79 and the chief, helene (helene@company.com). You can
  80 create a folder named <CODE>myGroup</CODE>, create the entries
  81 for all your workmates in this folder. Now you can create one
  82 groupe named <CODE>jokes</CODE> that includes all but the boss
  83 to use when sending your daily jokes, another one named
  84 <CODE>team</CODE> that includes everybody for the usual group
  85 (serious) communication, and a third group named
  86 <CODE>reports</CODE> that includes the boss, and the one working
  87 with you on some projects for the weekly reports.</P>
  88 <P>To generate this kind of addresses organization
  89 you only need to create the entries once, then when
  90 creating groups you can select among the existing entries
  91 to fill the groups.</P>
  92 <P>The address book, like the mail folders, can be expanded
  93 into an entire tree of sections. For this you right-click
  94 on the folder where you want to add a new folder, and
  95 select "new folder". Then you can enter a descriptive
  96 name for the folder, click Ok, and your folder is created.</P>
  97 <P>In this same way you can create a new group in a folder.
  98 Right-click on the folder, select "new group", enter a name
  99 for it, and that's it.</P>
 100 <P>The group settings window pops up in order to fill the group
 101 with addresses. Use the two arrows to add to or remove from
 102 the group the selected address.
 103 Once the group contains the list of addresses you want it to
 104 contain, click the "OK" button to close the window.</P>
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 108
 109 <H2><A NAME="ss12.3">12.3</A> <A HREF="sylpheed.html#toc12.3">Combination with Message Composition Window</A>
 110 </H2>
 111
 112 <P>You can either enter the first letters of an address
 113 (or alias) in the <CODE>To:</CODE> or <CODE>Cc:</CODE> field
 114 of the composition window and press the TAB key to
 115 let Sylpheed do the completion or open the address book,
 116 select addresses from there and use the <CODE>To:</CODE>
 117 and <CODE>Cc:</CODE> buttons to copy the selected addresses
 118 into the corresponding fields of the composition window.</P>
 119 <P>When using the completion mode, when one or more address
 120 matches the start you have entered, a dropdown list appears.
 121 Select the correct address from this list and press enter
 122 to complete the composition window's field.</P>
 123 <P>In completion mode, the search is made on the E-mail
 124 address and on the alias. The other fields of the
 125 address book entry are not used (name, nickname,...).</P>
 126 <P>When the address book is opened, if you select a group,
 127 using the <CODE>To:</CODE> or <CODE>Cc:</CODE> buttons will
 128 copy all the addresses of the selected group into the
 129 corresponding field of the composition window.</P>
 130 <P>Using our previous example, you can select the <CODE>jokes</CODE>
 131 group when sending you morning jokes, and the <CODE>reports</CODE>
 132 one when sending your weekly reports...</P>
 133
 134 <H2><A NAME="ss12.4">12.4</A> <A HREF="sylpheed.html#toc12.4">Using your PDA addressbook (with Jpilot)</A>
 135 </H2>
 136
 137 <P>Sylpheed can optionally use your PDA addressbook. This option is
 138 available if you have compiled Sylpheed with the support of Jpilot.
 139 For more details regarding the compilation of Sylpheed with (or without)
 140 optional features, see the
 141 <A HREF="sylpheed-4.html#compile_sylpheed">compilation section</A>.</P>
 142
 143 <P>Sylpheed uses the Jpilot side copy of your address book, so you do
 144 not need to put your PDA on the craddle to find an address (but do
 145 not forget to synchronize).</P>
 146
 147 <P>In order to use your PDA's addressbook in Sylpheed, open the addressbook
 148 window, select the <I>JPilot</I> icon in the left tree view,
 149 use the <I>File -> New Jpilot</I> menu entry and choose a name for
 150 this addressbook.
 151 Define the name of the Jpilot addressbook file (usually in:
 152 <CODE>~/.jpilot/AddressDB.pdb</CODE>) and press <I>OK</I>.
 153 You can use one (or more) of the custom fields to store alternate
 154 Email addresses for the same person.</P>
 155
 156 <P>Now you can browse your PDA addressbook. Sylpheed only has read
 157 access to this addressbook, so you can't modify your PDA addressbook
 158 from Sylpheed.</P>
 159
 160 <H2><A NAME="ss12.5">12.5</A> <A HREF="sylpheed.html#toc12.5">LDAP server connection</A>
 161 </H2>
 162
 163
 164 <P>### FIXME: write this part.</P>
 165
 166 <HR>
 167 <A HREF="sylpheed-13.html">Next</A>
 168 <A HREF="sylpheed-11.html">Previous</A>
 169 <A HREF="sylpheed.html#toc12">Contents</A>
 170 </BODY>
 171 </HTML>