2005-10-03 [paul] 1.9.14cvs67
[claws.git] / doc / manual / en / sylpheed-12.html
2 <html>
3 <head>
4   <meta name="GENERATOR" content="LinuxDoc-Tools 0.9.21">
5   <title>Sylpheed-Claws User's Manual: Address Book</title>
6   <link href="sylpheed-13.html" rel="next">
7   <link href="sylpheed-11.html" rel="previous">
8   <link href="sylpheed.html#toc12" rel="contents">
9 </head>
10 <body>
11 <a href="sylpheed-13.html">Next</a>
12 <a href="sylpheed-11.html">Previous</a>
13 <a href="sylpheed.html#toc12">Contents</a>
14 <hr>
15 <h2><a name="s12">10.</a> <a href="sylpheed.html#toc12">Address Book</a></h2>
16 <p>In the address book, accessible through Shift-Ctrl-A, the
17 Addressbook button, or through the "Tools" menu, you store e-mail
18 addresses of the people and places you want to write more often.</p>
19 <p>If the options have been compiled into Sylpheed, the
20 address book can connect to a LDAP server for address
21 lookup, and you can use the address book stored on your
22 Palm PDA.</p>
23 <h2><a name="ss12.1">10.1</a> <a href="sylpheed.html#toc12.1">Adding
24 and Deleting Addresses</a>
25 </h2>
26 <p>Adding an address to the address book is quite easy too. Rightclick
27 the folder or group you want to add the address to, select "new
28 address" and fill in the dialog that comes up. You can also directly
29 click the Add button in the address book window, and the dialog comes
30 up. In this case the address is moved into the folder/group that is
31 selected at the moment of adding.</p>
32 <p>In the "Basic data" tab, you can fill the first
33 and last name and provide a nickname. The "Display name"
34 will be used by the "Name" column of the address book
35 window.</p>
36 <p>In the "E-Mail address" tab, fill the address field
37 and use the "Add" button to add the address to the list.
38 An alias can also be assigned to this address and used
39 when searching for an address.
40 Several addresses can be assigned to the same person
41 in your address book by repeating the sequence described
42 above. The addresses can then be sorted by using the "Move up" and
43 "Move down" buttons. The address on the top
44 will be the first one listed in the address book main window.</p>
45 <p>Deleting an address is equally simple. Find the address, click it
46 once, and press the Delete button.</p>
47 <h2><a name="ss12.2">10.2</a> <a href="sylpheed.html#toc12.2">Folders
48 and Groups</a>
49 </h2>
50 <p>You can use groups and folders to organize your address
51 book into categories, hierarchies and aliases.
52 The folders are used to generate a hierarchical organization
53 and contain the actual addresses, while the groups are
54 used to group together addresses that lives in separate
55 folders.</p>
56 <p>Sounds complicated, so let's see an example: consider
57 your workmates, they are arnaud (arnaud@company.com),
58 sandra (sandra@company.com), xavier (xavier@company.com)
59 and the chief, helene (helene@company.com). You can
60 create a folder named <code>myGroup</code>, create the entries
61 for all your workmates in this folder. Now you can create one
62 groupe named <code>jokes</code> that includes all but the boss
63 to use when sending your daily jokes, another one named
64 <code>team</code> that includes everybody for the usual group
65 (serious) communication, and a third group named
66 <code>reports</code> that includes the boss, and the one working with
67 you on some projects for the weekly reports.</p>
68 <p>To generate this kind of addresses organization
69 you only need to create the entries once, then when
70 creating groups you can select among the existing entries
71 to fill the groups.</p>
72 <p>The address book, like the mail folders, can be expanded into an
73 entire tree of sections. For this you right-click on the folder where
74 you want to add a new folder, and select "new folder". Then you can
75 enter a descriptive name for the folder, click Ok, and your folder is
76 created.</p>
77 <p>In this same way you can create a new group in a folder. Right-click
78 on the folder, select "new group", enter a name for it, and that's it.</p>
79 <p>The group settings window pops up in order to fill the group
80 with addresses. Use the two arrows to add to or remove from
81 the group the selected address.
82 Once the group contains the list of addresses you want it to
83 contain, click the "OK" button to close the window.</p>
84 <h2><a name="ss12.3">10.3</a> <a href="sylpheed.html#toc12.3">Combination
85 with Message Composition Window</a>
86 </h2>
87 <p>You can either enter the first letters of an address
88 (or alias) in the <code>To:</code> or <code>Cc:</code> field
89 of the composition window and press the TAB key to
90 let Sylpheed-Claws do the completion or open the address book,
91 select addresses from there and use the <code>To:</code>
92 and <code>Cc:</code> buttons to copy the selected addresses
93 into the corresponding fields of the composition window.</p>
94 <p>When using the completion mode, when one or more address
95 matches the start you have entered, a dropdown list appears.
96 Select the correct address from this list and press enter
97 to complete the composition window's field.</p>
98 <p>In completion mode, the search is made on the E-mail
99 address and on the alias. The other fields of the
100 address book entry are not used (name, nickname,...).</p>
101 <p>When the address book is opened, if you select a group,
102 using the <code>To:</code> or <code>Cc:</code> buttons will
103 copy all the addresses of the selected group into the
104 corresponding field of the composition window.</p>
105 <p>Using our previous example, you can select the <code>jokes</code>
106 group when sending you morning jokes, and the <code>reports</code>
107 one when sending your weekly reports...</p>
108 <h2><a name="ss12.4">10.4</a> <a href="sylpheed.html#toc12.4">Using
109 your PDA addressbook (with Jpilot)</a>
110 </h2>
111 <p>Sylpheed-Claws can optionally use your PDA addressbook. This option is
112 available if you have compiled Sylpheed-Claws with the support of Jpilot.
113 For more details regarding the compilation of Sylpheed-Claws with (or
114 without)
115 optional features, see the <a href="sylpheed-4.html#compile_sylpheed">compilation
116 section</a>.</p>
117 <p>Sylpheed-Claws uses the Jpilot side copy of your address book, so you do
118 not need to put your PDA on the craddle to find an address (but do
119 not forget to synchronize).</p>
120 <p>In order to use your PDA's addressbook in Sylpheed, open the
121 addressbook
122 window, select the <i>JPilot</i> icon in the left tree view,
123 use the <i>File -&gt; New Jpilot</i> menu entry and choose a name for
124 this addressbook.
125 Define the name of the Jpilot addressbook file (usually in:
126 <code>~/.jpilot/AddressDB.pdb</code>) and press <i>OK</i>.
127 You can use one (or more) of the custom fields to store alternate
128 Email addresses for the same person.</p>
129 <p>Now you can browse your PDA addressbook. Sylpheed-Claws only has read
130 access to this addressbook, so you can't modify your PDA addressbook
131 from Sylpheed.</p>
132 <h2><a name="ss12.5">10.5</a> <a href="sylpheed.html#toc12.5">LDAP
133 server connection</a>
134 </h2>
135 <p>You can connect to an LDAP server by using the menu <span
136  style="font-style: italic;">Book/new Server.</span> Choose a name for
137 it, put the correct hostname and port. The Search Base can often be
138 automatically retrieved from the server by using the [...] button at
139 the right of it. If it doesn't work, contact your sysadmin so that he
140 gives you the correct search base to use. It is mandatory, a bad search
141 base will cause all your search attempts to fail. If your LDAP server
142 requires authentication, fill that in the Extended tab. <br>
143 </p>
144 <hr>
145 <a href="sylpheed-13.html">Next</a>
146 <a href="sylpheed-11.html">Previous</a>
147 <a href="sylpheed.html#toc12">Contents</a>
148 </body>
149 </html>