doc/manual/en/sylpheed-11.html

   1 <!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 3.2 Final//EN">
   2 <HTML>
   3 <HEAD>
   4  <META NAME="GENERATOR" CONTENT="SGML-Tools 1.0.9">
   5  <TITLE>Sylpheed User's Manual: Address Book</TITLE>
   6  <LINK HREF="sylpheed-12.html" REL=next>
   7  <LINK HREF="sylpheed-10.html" REL=previous>
   8  <LINK HREF="sylpheed.html#toc11" REL=contents>
   9 </HEAD>
  10 <BODY>
  11 <A HREF="sylpheed-12.html">Next</A>
  12 <A HREF="sylpheed-10.html">Previous</A>
  13 <A HREF="sylpheed.html#toc11">Contents</A>
  14 <HR>
  15 <H2><A NAME="s11">11. Address Book</A></H2>
  16
  17 <P>
  18 <P>
  19 <P>
  20 <P>
  21 <P>In the address book, accessible through Shift-Ctrl-A,
  22 the Addressbook button, or through the "Tools" menu, you
  23 store e-mail addresses of the people and places you want
  24 to write more often.
  25 <P>If the options have been compiled into Sylpheed, the
  26 address book can connect to a LDAP server for address
  27 lookup, and you can use the address book stored on your
  28 Palm PDA.
  29 <P>
  30 <H2><A NAME="ss11.1">11.1 Adding and Deleting Addresses</A>
  31 </H2>
  32
  33 <P>Adding an address to the address book is quite easy too.
  34 Rightclick the folder or group you want to add the address
  35 to, select "new address" and fill in the dialog that comes
  36 up. You can also directly click the Add button in the
  37 address book window, and the dialog comes up. In this
  38 case the address is moved into the folder/group that is
  39 selected at the moment of adding.
  40 <P>
  41 <P>
  42 <P>
  43 <P>In the "Basic data" tab, you can fill the first
  44 and last name and provide a nickname. The "Display name"
  45 will be used by the "Name" column of the address book
  46 window.
  47 <P>
  48 <P>
  49 <P>
  50 <P>
  51 <P>In the "E-Mail address" tab, fill the address field
  52 and use the "Add" button to add the address to the list.
  53 An alias can also be assigned to this address and used
  54 when searching for an address.
  55 Several addresses can be assigned to the same person
  56 in your address book by repeating the sequence described
  57 above. The addresses can then be sorted by using the
  58 "Move up" and "Move down" buttons. The address on the top
  59 will be the first one listed in the address book main window.
  60 <P>
  61 <P>Deleting an address is equally simple. Find the address,
  62 click it once, and press the Delete button.
  63 <P>
  64 <H2><A NAME="ss11.2">11.2 Folders and Groups</A>
  65 </H2>
  66
  67 <P>You can use groups and folders to organize your address
  68 book into categories, hierarchies and aliases.
  69 The folders are used to generate a hierarchical organization
  70 and contain the actual addresses, while the groups are
  71 used to group together addresses that lives in separate
  72 folders.
  73 <P>Sounds complicated, so let's see an example: consider
  74 your workmates, they are arnaud (arnaud@company.com),
  75 sandra (sandra@company.com), xavier (xavier@company.com)
  76 and the chief, helene (helene@company.com). You can
  77 create a folder named <CODE>myGroup</CODE>, create the entries
  78 for all your workmates in this folder. Now you can create one
  79 groupe named <CODE>jokes</CODE> that includes all but the boss
  80 to use when sending your daily jokes, another one named
  81 <CODE>team</CODE> that includes everybody for the usual group
  82 (serious) communication, and a third group named
  83 <CODE>reports</CODE> that includes the boss, and the one working
  84 with you on some projects for the weekly reports.
  85 <P>To generate this kind of addresses organization
  86 you only need to create the entries once, then when
  87 creating groups you can select among the existing entries
  88 to fill the groups.
  89 <P>The address book, like the mail folders, can be expanded
  90 into an entire tree of sections. For this you right-click
  91 on the folder where you want to add a new folder, and
  92 select "new folder". Then you can enter a descriptive
  93 name for the folder, click Ok, and your folder is created.
  94 <P>In this same way you can create a new group in a folder.
  95 Right-click on the folder, select "new group", enter a name
  96 for it, and that's it.
  97 <P>The group settings window pops up in order to fill the group
  98 with addresses. Use the two arrows to add to or remove from
  99 the group the selected address.
 100 Once the group contains the list of addresses you want it to
 101 contain, click the "OK" button to close the window.
 102 <P>
 103 <P>
 104 <P>
 105 <H2><A NAME="ss11.3">11.3 Combination with Message Composition Window</A>
 106 </H2>
 107
 108 <P>You can either enter the first letters of an address
 109 (or alias) in the <CODE>To:</CODE> or <CODE>Cc:</CODE> field
 110 of the composition window and press the TAB key to
 111 let Sylpheed do the completion or open the address book,
 112 select addresses from there and use the <CODE>To:</CODE>
 113 and <CODE>Cc:</CODE> buttons to copy the selected addresses
 114 into the corresponding fields of the composition window.
 115 <P>When using the completion mode, when one or more address
 116 matches the start you have entered, a dropdown list appears.
 117 Select the correct address from this list and press enter
 118 to complete the composition window's field.
 119 <P>In completion mode, the search is made on the E-mail
 120 address and on the alias. The other fields of the
 121 address book entry are not used (name, nickname,...).
 122 <P>When the address book is opened, if you select a group,
 123 using the <CODE>To:</CODE> or <CODE>Cc:</CODE> buttons will
 124 copy all the addresses of the selected group into the
 125 corresponding field of the composition window.
 126 <P>Using our previous example, you can select the <CODE>jokes</CODE>
 127 group when sending you morning jokes, and the <CODE>reports</CODE>
 128 one when sending your weekly reports...
 129 <P>
 130 <HR>
 131 <A HREF="sylpheed-12.html">Next</A>
 132 <A HREF="sylpheed-10.html">Previous</A>
 133 <A HREF="sylpheed.html#toc11">Contents</A>
 134 </BODY>
 135 </HTML>